Як писати ділові листи?.


Електронне листування сьогодні - головний засіб ділової комунікації. Разом з тим до неї нерідко відносяться недбало. Ви зможете досягти високої результативності, якщо будете завжди посилати добре сформульовані тексти. Ось кілька порад для написання грамотних ділових листів.

Інструкція Рівень складності: Нескладно 1 крок

Точно формулюйте тему листа.

Постарайтеся відобразити в ній суть справи. Замість того щоб називати лист «Проект Іванова», краще озаглавити його «Проект Іванова: новий термін етапу 2». Тоді воно здасться важливіше і цікавіше багатьох інших.

2 крок

Не ховайте головну думку.

Якщо ви намагаєтеся викликати у одержувачів листа роздратування, змусьте їх прочитати три абзаци тексту, щоб зрозуміти суть справи. Намагайтеся викласти мета послання якомога раніше, у першому чи другому реченні.

3 крок

Вимагайте певної дії.

Ваш лист має закінчуватися, скажімо, так: «Я зателефоную вам в 10 ранку в понеділок, щоб почути вашу відповідь на мій лист» або так: «Коли ви зможете розглянути мою пропозицію?». В іншому випадку, швидше за все, ваше послання залишиться непоміченим. Не пишіть сухо. Не забувайте: адресат - жива людина.

4 крок

Виправляйте помилки в листах.


Досить однієї помилки або граматичної помилки - і ось вже автора листа можна вважати людиною недбалим або неписьменним. Тому постарайтеся, щоб ваші листи були «без сучка без задирки».

5 крок

Перевірте адресу.

Треба обов'язково переконатися в тому, що ваш електронний лист потрапить тому, кому воно призначене. Адже, проявивши квапливість, ви можете помилково відправити послання не тому адресату або ще гірше тому, хто не повинен володіти цією інформацією.

6 крок

Поводьтеся гідно.

Уникайте таких непростих тем, як сексуальні уподобання, расові та релігійні відмінності, ставлення до людей з фізичними вадами. Мало того, що ці теми в будь-якому випадку є невідповідними для ділового листування, вони ще можуть зашкодити вашій репутації.

7 крок

Не копіюйте чужі тексти.

Цим ви досягнете лише одного: викличете роздратування у тих, хто безпосередньо не бере участь у проекті.

8 крок

Зателефонуйте по телефону.

Якщо на електронний лист потрібно витратити більше 5 хвилин, краще подзвоніть цій людині. Часом легше з'ясувати всі по телефону, а лише потім послати короткий лист, підтверджуючи деталі вашої розмови. У деяких випадках буває навіть краще переговорити віч-на-віч.