Як підібрати хорошого секретаря.

Хороший секретар подвоює ефективність свого шефа.
Поганий секретар зменшує її наполовину.
Т. Конеллан

"Запрошується молода дівчина європейської зовнішності, від 19 до 25 років, в/о - бажано, знання ПК, грамотність, старанність, акуратність". Так або приблизно так виглядає стандартне оголошення роботодавця, шукає секретаря. Здавалося б, всі необхідні вимоги враховані, а значить, незабаром в офіс компанії натовпами повалять освічені, красиві і грамотні дівчата, які мріють вірою і правдою служити своєму босові. Але в житті все не так просто.

Секретар (вірніше, секретарка), безумовно, є особою фірми. Ніхто не сперечається з тим, що жінка, яка займає цю посаду, повинна бути, принаймні, симпатичною, а краще - мати зовнішністю фотомоделі. Біда в тому, що керівники, більшість з яких - чоловіки, часто підбирають собі помічниць саме по "статевою" ознакою, оцінюючи в першу чергу довжину ніг і чистоту очей потенційних претенденток. Проблеми починаються після, коли настають трудові будні.

Для того щоб зрозуміти, чого слід побоюватися, наймаючи на посаду секретаря чергову миловидну дівчину, керівнику слід знати, з якими типажами він ризикує зіткнутися і чим небезпечний кожен з них.

"Секретарка-Дурненька"

Ви легко впізнаєте її по широко розкритим очам і наївному погляду. Вона надзвичайно мила і жіночна, її наївність і щирість підкуповують, а та безпосередність, з якою вона на першій же співбесіді повідомила вам, що "якщо вона не отримає цю роботу, то неодмінно впаде в депресію", просто обеззброює. Після десяти хвилин розмови з нею у вас виникне непереборне бажання чим-небудь їй допомогти, втішити і обігріти цього милого дитини. Звичайно ж, питання про наймання на роботу буде вирішене негайно. Що ж буде далі? Незалежно від того, якими професійними якостями володіє "дурочка" (вона може мати вищу філологічну освіту і знати п'ять іноземних мов), будьте готові до того, що якщо не всю, то більшу частину її роботи будете робити ви самі, інші співробітники або робота просто залишиться невиконаним. У той час як ви будете в поті чола готуватися до зборів акціонерів і судорожно додруковувати звіт, ваша секретарка буде сидіти в сусідньому відділі і розповідати черговій жертві про тяготи свого життя. Не сумнівайтеся - вона подружиться не лише з усієї чоловічою частиною колективу, але і з жіночою. Для слабкої половини людства у неї запаси свої "прийоми": вона як ніхто інший зуміє підтримати їхню розмову про те, що "всі мужики - сволота" і що "в цьому божевільному світі все лягає на плечі бідних жінок". І навіть якщо на її власних плечах лежатиме вантаж вагою з пір'їнка, вона зуміє зробити так, що цього ніхто не помітить. І спробуйте потім її звільнити! Уславитеся страшним егоїстом і безсердечним тираном.

"Секретарка-Друга мама"

Вас напевно вразять її грунтовність, освіченість і готовність з легкістю вирішити будь-яку організаційну проблему. З перших же днів роботи "друга мама" візьме на себе функції вашої годувальниці, костюмера і опікунки. Пройде зовсім небагато часу, і ви звикнете, що будь-які питання - від вибору відповідного краватки до вашої нової сорочці до підготовки детального меню до святкового банкету - вирішуються самі собою. І, звичайно ж, в цьому заслуга "другої мами".

Здавалося б, кращою секретарки і бажати не можна. Але підступ у тому, що, коли "друга мама" зміцнить свої позиції і стане для вас "життєво необхідним елементом", вона почне диктувати свої умови. Не подумайте нічого поганого: вона не попросить про підвищення або надбавку до зарплати (хоча, швидше за все, останнє ви будете регулярно робити самі, компенсуючи її турботу і увагу до вас). Її цілком влаштовує нинішня роль, але, як і будь-яка "мама", вона підсвідомо хоче бачити у вас свою власність, контролювати кожен ваш крок, давати поради з будь-яких питань аж до того, з якими жінками вам варто зустрічатися. Дуже скоро ви відчуєте, що, хоча і давно живете самостійним життям, знову опинилися у ролі маминого синочка.

Якщо при черговому зауваженні "другої мами", що "та дівчина, яку ви вчора підвозили до будинку, виглядає як дешева актріска ", ви спробуєте збунтуватися, вас неминуче спіткає покарання. Коли в черговий раз, дотримуючись звичного укладу, ви попросите секретарку підібрати костюм для завтрашнього банкету, ви ризикуєте почути: "Це не входить в мої професійні обов'язки".

"Секретарка-мисливиця"

З першої ж секунди її появи у вашому кабінеті ви не могли відвести від неї очей. Здавалося, вона тільки що зійшла з обкладинки модного журналу. Навіть якщо від природи "мисливець" і не наділена формами Афродіти, вміло підібрані костюм, косметика і зачіска зроблять все, щоб жоден чоловік не зміг опиратися її чарам. Безумовно, з точки зору презентабельності та естетичної сторони справи, ваша фірма завжди буде "на рівні". Клієнти та партнери залишаться задоволені тим, що на reception їх зустрічає така приваблива молода особа з захоплюючим грайливим поглядом. Будете задоволені і ви - адже ваша секретарка втілює в собі всі якості ідеальної жінки: стежить за собою, завжди добре виглядає, підтягнута і бадьора. Здається, що у неї ніколи не буває ніяких проблем, зате вона в будь-який час готова вислухати ваші скарги на пробки на дорогах, погану погоду і головний біль.


"Мисливець" ніколи не дозволить собі суперечити начальнику, вона буде виконавча і слухняна, як дитина.

Однак тільки дуже наївна чоловік може повірити в те, що секретарка веде себе настільки "ідеальним" чином "не користі заради" , а виключно "користі для". Найчастіше "мисливиці" - жінки з великими амбіціями, але їх честолюбні плани поширюються зовсім не на кар'єру: справжнє своє призначення вони вбачають у тому, щоб стати супутницею відбувся, багатого чоловіка. Заради досягнення цієї мети вони готові на все, в тому числі і на тривалі театралізовані вистави. Якщо зміни в сімейному стані не входять у ваші плани, краще візьміть себе в секретарки заміжню жінку.

"Секретарка-Амазонка"

Ця дівчина підкорить вас своїм непересічним розумом, широтою поглядів і чіткістю мови. У неї є власна думка з будь-якого питання, вона готова аргументовано відстоювати свою точку зору, з нею можна спілкуватися абсолютно на рівних. Якщо ви шукаєте партнера для дискусій, то така особа ідеально вам підходить. Але як секретарки вона може виявитися дуже небезпечною. "Амазонка" достатньо розумна, щоб на перших порах не демонструвати, які цілі вона переслідує і як вона насправді ставиться до "цим тваринам-чоловікам". Вона буде старанна, стримана і акуратна. Поступово, коли їй вдасться приспати вашу увагу, коли ви звикнете довіряти її оцінками і прислухатися до її порад, вона знайде свою справжню сутність. Робота секретарем для неї - лише перша сходинка на шляху до високих посад і великих справ. "Амазонка" спить і бачить себе в ролі лідера, керівника, так як вважає, що вона більше гідна цього, оскільки добилася всього своїми силами - на відміну від чоловіків, яким суспільство все підносить "на тарілочці" з самого народження. Не виключено, що їй вдасться налаштувати проти вас більшість жінок, що працюють під вашим початком.

І навіть якщо їй не під силу серйозно зіпсувати вам репутацію, то на довгий і продуктивну співпрацю з такою секретаркою розраховувати не варто. Якщо незабаром їй не трапиться нагода піднятися на сходинку вище у вашій компанії, вона, не замислюючись, підшукає собі іншу "жертву".

Навіть цього короткого переліку небезпечних типажів досить, щоб оцінити, скільки підводних каменів очікує керівника в такому, здавалося б, простій справі, як вибір секретаря. Уникнути можливих помилок і при цьому істотно заощадити час допоможуть декілька нескладних рекомендацій.

Довірте першу частину розмови з здобувачці вашому менеджерові з підбору персоналу. Краще, якщо це буде жінка: їй легше "розкусити" істинні наміри потенційної секретарки. У результаті у вас буде, принаймні, дві точки зору на одну людину. Те, що можете пропустити ви, помітить ваш менеджер.

Питання, які ви збираєтеся поставити претендентці в ході інтерв'ю, повинні бути нестандартними. Навряд чи вам вдасться зловити дівчину на звичайних питаннях. Швидше за все, в неї вже запасі готові гарні відповіді: про мистецтво проходження співбесіди зараз говорять і пишуть всюди. Поцікавтеся, яких квітів вона віддає перевагу, як вона ставиться до тварин, чи подобаються їй фільми Рязанова. Це дозволить вам дізнатися, наскільки розумна і винахідлива ваша потенційна секретарка. Крім того, деякі дрібні подробиці часом характеризують людину краще, ніж наявність у нього вищої освіти, рекомендаційних листів і т.д.

Спробуйте підібрати секретаря через кадрове агентство або школу секретарів. Цей спосіб, мабуть, самий надійний і розумний. Серйозні агентства здатні виконати замовлення дуже швидко і якісно: їх бази даних набагато більше і краще тієї, яку ви зможете скласти самостійно, витративши при цьому масу зусиль на обробку надісланих в офіс резюме. У кадровому агентстві потенційний кандидат неодмінно зустрічається з психологом, який у ході невимушеної бесіди з'ясовує істинні наміри здобувача. Дівчата, яких направлять до вас менеджери кадрового агентства, напевно вже будуть володіти певним набором професійних і особистих якостей, необхідних для роботи на посаді секретаря. До того ж "початкові" вимоги до здобувачка можуть бути якими завгодно, аж до самих екзотичних. Наприклад, ваша фірма займається продажем турів до країн Африки. Ви впевнені в тому, що, якщо вашій секретаркою буде чарівна мулатка, від охочих купити путівку просто не буде відбою? Підібрати дослідну, освічену, грамотну і порядну секретарку з настільки екзотичної зовнішністю самостійно - завдання не одного тижня. Набагато легше вирішити її, звернувшись за допомогою в кадрове агентство. До подібного вимогу там поставляться просто як до одного з додаткових умов: у досвідчених менеджерів рішення цього завдання особливих труднощів не викличе.

Секретаря можна підібрати і в одній із спеціальних шкіл, які пропонують коротко-і середньострокові курси. Правда, їх випускниці - в основному молоді дівчата з невеликим досвідом роботи. Перш ніж приступити до вибору підходящої кандидатури, поцікавтеся, які строки і програма навчання в різних школах. Деякі з них роблять ставку на вивчення іноземних мов, інші - на комп'ютерну грамотність, а треті найбільше уваги приділяють навчанню майбутніх секретарів гарним манерам.

Аліса Князєва
Стаття з журналу "Робота & Зарплата"