Тайм-менеджмент, або вміння управляти своїм робочим часом.

Управління своїм робочим часом полягає в тому, щоб робити в поточний момент саме те, що було заплановано, і у відведені для цього строки. Незапланований дію забирає час у запланованого, що призводить або до невиконання (або поганому виконанню) задуманого, або до порушення розкладу дня.

Проблеми тайм-менеджменту часто обумовлені поганими самодисципліною і завадостійкістю. Низька самодисципліна може бути компенсована елементами зовнішньої дисципліни. Наприклад, керівник делегує управління своїм робочим часом підлеглому - секретарю, референту, помічнику або спеціально призначеному для цього тайм-менеджеру. В обов'язки такого фахівця зазвичай входить планування робочого часу начальника і контроль виконання поточного розкладу дня. При здійсненні цього контролю нерідко виникають конфлікти. Обумовлено це тим, що підлеглий в рамках тайм-менеджменту повинен командувати босом. Керівник, що усвідомив проблеми управління своїм робочим часом, спонукає помічника проявляти наполегливість в ситуаціях, коли він (начальник) відхиляється від робочого графіка. Через деякий час помічник, намагаючись виконати свої обов'язки, натикається на вибух люті начальника, який зводиться до того, щоб він не плутався під ногами. А коли після чергового робочого дня бос виявляє, що не зробив багато запланованого чи пропустив важливу зустріч, так званий тайм-менеджер знову отримує на горіхи за те, що не виявив належну наполегливість. Таким неорганізованим керівникам треба зрозуміти, що не слід звалювати свої проблеми на голови підлеглих. Питання управління власним робочим часом - виключно проблема самого суб'єкта. Через низьку завадостійкості людини непередбачені справи постійно відволікають його від запланованих дій. Висока реактивність на подібні зовнішні сигнали формує звичку ситуативного поведінки, коли роботою реально управляє зовнішнє середовище.

Механізм ситуативного поведінки полягає в тому, що людина суб'єктивно сприймає як найбільш важливе для себе саме ту справу, до якого в даний момент прикута його увагу. А увагою своїм як психічною функцією він керувати не вміє, автоматично перемикаючись на будь-який предмет. Звільнення від звичок ситуативного поведінки - важке завдання. Дієвий прийом - періодичне відволікання на спеціальні сигнали таймера, призначені для того, щоб людина в черговий раз поставив собі питання "А чи дійсно я в даний момент займаюся найважливішим для себе?" Якщо в результаті такого експрес-аналізу він виявить, що знову піддався маніпуляціям оточуючих, відволікли його на сторонні справи, він повинен рішуче повернутися до своїх робочих планів. Поступово час між появою відволікаючого чинника та моментом його виявлення скоротиться завдяки тому, що контрольний питання в свідомості працівника буде з'являтися не тільки за умовним сигналом, але і спонтанно. З часом знак питання перед внутрішнім поглядом людини почне виникати вже в момент появи відволікаючого чинника.

Уміння керувати своїм робочим часом передбачає і дотримання регламенту. Керівник повинен і сам вміти дотримуватися регламенту, і вимагати цього від інших. Найбільш важливо це для проведення нарад та інших колективних заходів, коли в певний момент активний лише один (або декілька) людина, а інші беруть участь у процесі пасивно, часто просто втрачаючи робочий час. Не випадково термін "регламент" є одним з основних у лексиконі організаторів подібних зустрічей. Тут можна говорити про те, що робочий час неоднорідне за своєю суттю, хоча ділення на циферблаті годинника начебто увазі протилежне. У тайм-менеджменті доцільно було б ввести поняття "любі хвилини" та "дешевий годинник". Час колективних заходів - приклад "дорогих хвилин", коли зникає не тільки час непідготовленого оратора, а й час усіх його слухачів, серед яких зазвичай знаходяться високооплачувані керівники та фахівці. Навички дотримання регламенту, як і більш загальне вміння управляти своїм робочим часом, полягають в тому, що людина опиняється в стані перерозподіляти свою працю так, щоб все те, що може бути зроблено в "дешевий годинник", переміщалася туди з "дорогих хвилин".

Уміння відпочивати як фактор високої працездатності

Виходячи з простої істини, що успішну кар'єру легше робити тим, хто вміє добре і багато працювати, приходимо до усвідомлення важливості високої готовності до продуктивної праці. Так як в сучасному світі на роботу у людини йде, як правило, більше часу, ніж на відпочинок (якщо не брати до уваги час сну, прийому їжі і різних побутових справ), то для ефективного відновлення сил перед черговим трудовим періодом треба вміти відпочивати швидко і плідно.

Проблеми, пов'язані з умінням організувати власний відпочинок, бувають кількісними та якісними. Перші призводять до того, що періоди відпочинку невиправдано коротшають аж до повного зникнення.


Відбуватиметься це може з кількох причин.

  1. Невміння працювати. Коли людина неправильно працює, йому часто не вистачає робочого дня для виконання поставлених перед ним завдань. Щоб з ними впоратися, він затримується на роботі, відбираючи час у відпочинку.
  2. Побутові турботи. Багатьох після закінчення важкого робочого дня чекає не менш виснажливий домашню працю.
  3. Надмірна за часом працю (неважливо, на робочому місці або вдома) може бути обумовлений дією невротичного механізму втечі в активну діяльність від власних психологічних проблем. У цьому випадку людина прагне витіснити зі своєї свідомості неприємні думки предметної середовищем якого-небудь заняття.
  4. Одномірность (не плутати з одномірність!) Життєвого простору. У нормі життя людини розподіляється між кількома світами (робота, будинок, коло друзів, хобі та інше). Многомірность життя надає їй певну надійність: якщо в одному зі світів відбувається катастрофа, у людини є можливість компенсувати це благополуччям в інших світах. Однак у наш час все частіше зустрічаються люди, що живуть тільки у світі роботи. Для повноцінного відпочинку у таких трудоголіків просто немає альтернативного життєвого простору. Якщо вони і відпочивають, то лише на корпоративних заходах.

Якісні проблеми відпочинку полягають в тому, що людина вдається не до найвдалішим формам відпочинку. Таке можливо через низку причин.

  1. Невротичні ускладнення. Людина біжить від своїх невирішених психологічних проблем не тільки в роботу, але й у такі види проведення часу, які не забезпечують повноцінного відпочинку (наркотики, алкоголь, азартні ігри, багатогодинні ритмічні танці, пустопорожня балаканина, екстремальні види спорту).
  2. Відсутність фаз перемикання з роботи на відпочинок і навпаки. Сучасні ділові люди відпочивають найчастіше за наступним сценарієм. Вони просто купують на відповідному ринку послугу з організації відпочинку. Але, не вміючи відпочивати, вони залишаються незадоволеними. На це вони реагують простим висновком: були куплені недостатньо якісні послуги на ринку розваг. Отже, наступного разу треба не скупитися і купити що-небудь дорожче. Для цього треба більше грошей?! Не біда, от візьмемо додаткові обсяги роботи, якщо треба посидимо в офісі і у вихідні, але вже як-небудь подужаємо підвищення вартості свого відпочинку. Подібна тактика звичайно не вінчається успіхом, тому що причина незадоволеності своїм відпочинком визначена неправильно. Відпочивати треба вміти! І насамперед це вміння полягає в правильному перемиканні з роботи на відпочинок і назад.

На перехід від роботи до активного відпочинку завжди потрібен певний час. На нього треба налаштовуватися, так як отримання задоволення від активного відпочинку вимагає свіжості сприйняття. Виснажені роботою органи почуттів і мозок потребують пасивному відпочинку для відновлення працездатності, потрібної для отримання задоволення від активного відпочинку. Для нервової системи активний відпочинок є такою ж навантаженням, як і професійна діяльність! Тому вона потребує відновлення як при переході від роботи до відпочинку, так і навпаки. Без нього людина і працювати, і відпочивати буде неефективно. У сучасному суспільстві дуже зайняті люди практикують безперервне чергування фаз роботи та активного відпочинку без будь-яких відчутних періодів пасивного відпочинку.

Вирішувати цю проблему слід, не тільки виробляючи в собі здатність відпочивати, але й усуваючи розглянуті вище причини. Вмінню працювати ми приділили достатньо уваги як у цій статті, так і в інших з даної серії. Кар'єру можна робити успішно тільки тоді, коли не доводиться витрачати свої сили на сторонні справи. Так що краще вибирати щось одне: або будувати своє гніздо, або займатися професійним ростом. Поєднання цих видів діяльності найчастіше приводить до невдач на обох фронтах. Що стосується психологічних проблем, то тут нічого й не придумаєш, крім як порадити їх все-таки вирішити й тільки після цього братися за свою кар'єру.

Не можна не визнати правоту вислову "Найкращим відпочинком є ??зміна виду діяльності". Тільки не треба зміну діяльності розуміти тільки як переключення з одного виду роботи на інший. Перемикатися все-таки краще з роботи на відпочинок. Але вид відпочинку треба вибирати по контрасту з видом роботи. Наприклад, якщо робота носить переважно активний характер, то відпочивати доведеться пасивно, якщо інтелектуальний - фізично, якщо урбанізований - на природі і так далі.

Сергій Гладишев,
психолог, управлінський та кадровий консультант
Стаття з журналу "Робота & Зарплата"