Навіщо потрібен апостиль.

Багато росіян прагнуть виїхати за кордон, щоб працювати там, вчитися або жити. Для здійснення задуманого необхідно оформити величезна кількість паперів. Приїхавши ж за кордон, деякі можуть опинитися на нелегальному становищі, якщо зібрані з такими труднощами документи не пройшли легалізацію. Ця хитра процедура дозволяє використовувати оформлені на батьківщині документи в інших країнах і підтверджує, що вони відповідають законодавству. Без цього за кордоном не можна вступити до ВНЗ, відкрити свою справу або влаштуватися на солідну роботу, а також оформити законний шлюб зі своїм іноземним обранцем ...

Легалізувати документи можна двома способами. Перший, консульський, складається з низки різних запевнень. Спочатку треба завірити документ і правильність його перекладу у нотаріуса, потім звернутися до Міністерства юстиції, де засвідчується справжність підпису нотаріуса. Після цього в департаменті консульської служби МЗС підтверджується достовірність підпису Мін'юсту. Завершальний крок - відвідання консульства тієї держави, де будуть використовуватися документи. Там-то і відбувається довгоочікувана легалізація.

Оцінивши цю бюрократичну тяганину, законники в 1961 році скликали Гаазьку конференцію для того, щоб спростити процедуру легалізації. Країни-учасники цієї конференції отримали право на спрощений порядок легалізації документів. Уповноважені органи юстиції проставляють на документи спеціальний штамп - апостиль (APOSTILLE), який "засвідчує справжність підпису, якість, в якому виступає посадова особа, що підписала документ і, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки та штампу, якими скріплений документ" (ст.5 ). Після його проставлення документ вважається легалізованим і має право на законне використання на території країни, яка підписала Гаазьку конвенцію. Такий порядок легалізації набагато швидше і зручніше консульської "ланцюжка".

Апостіліруются документи про освіту, цивільний стан, трудовий стаж, страховки, довідки, доручення, судові рішення, а також матеріали по цивільних, сімейних і кримінальних справах.

Апостиль строго визначений і стандартизований. Штамп являє собою квадрат зі стороною не менше 9 см і супроводжується словами "APOSTILLE (convention de la Haye du Octobre 1961)". Крім того, апостиль може бути оформлений у вигляді додатку, підшитого, приклеєного чи інакше прикріпленого до документа. Підпис, печатка і штамп, проставлені на апостилі не вимагають ніякого подальшого засвідчення. Кожен апостиль унікальний і має свій реєстраційний номер. Він не є окремим документом, а існує тільки разом з документом з документом.

Апостиль дійсний у всіх країнах-учасниках Гаазької конференції (Росія, більшість країн Європи, США, Бразилія, Японія, Аргентина та ін ) і однаковий для цих країн. Він визнається на всіх державних рівнях чиновниками будь-якого рангу.

Завірені апостилем ксерокопії мають таку ж силу, як і оригінал.


Завіряються вони в такому ж порядку, причому юристи радять завіряти апостилем не менше 10 копій, тому що часто потрібно представити легалізовані документи в декількох екземплярах або просто віддати їх безповоротно. За оформлення такого "пакету" стягується держмито у розмірі 0,5 МРОТ, яка оплачується за квитанцією в Ощадбанку РФ. Займає легалізація, як правило, три-чотири робочих дні.

Видавати апостиль мають право:

  • органи юстиції адміністрацій суб'єктів РФ. Вони апостіліруют документи, засвідчені нотаріусом в тих же суб'єктів федерації;
  • органи РАГС адміністрацій суб'єктів РФ - на свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану. Наприклад, на документи про акти громадянського стану, видані в Москві, апостиль ставлять в об'єднаному архіві ЗАГС
  • в Департаменті консульської служби МЗС РФ штампом APOSTILLE можуть бути завірені документи про освіту, призначені для використання в країнах, що підписали Гаазьку конференцію. У Москві ці документи можна віддати на легалізацію та в Міністерство загальної та професійної освіти РФ;
  • відділ документально-довідкової роботи Комітету у справах архівів РФ - на документи, видані центральними державними архівами;
  • архівні органи мають право проставляти апостиль на документах, оформлених по лінії адвокатури.

Деякі документи, призначені для використання в країнах-учасниках Гаазької конференції, не потребують проставленні апостиля, наприклад, ті, які мають пряме відношення до митних і комерційних операцій - довіреності на здійснення операцій, рахунки, документи про переправлення товарів за кордон, митні декларації і т.п. Апостиль не ставиться на документи, оформлені дипломатичними і консульськими агентами. Всі ці документи потребують легалізації звичайним консульським шляхом. Трудові книжки, посвідчення особи і військові квитки не підлягають вивезенню за кордон і до легалізації не приймаються. Крім того, відповідно до міжнародної практики не потрібно легалізації паспортів.

З деякими країнами-учасниками Гаазької конференції у Росії укладено двосторонній договір, за яким проставлення апостиля на документах, а значить, легалізації взагалі не потрібно. Тому, перш ніж метушитися і готувати папери до легалізації, дізнайтеся, чи є у Росії такий договір з потрібною вам країною. Може статися, що і клопотати не потрібно. У такому випадку потрібно тільки нотаріальне завірення, що підтверджує правильність перекладу документа на відповідну мову. Якщо країна, куди ви виїжджаєте, не є учасником Гаазької конференції, вам доведеться легалізувати всі потрібні папери консульським шляхом.

Щоб не заплутатися у всіх цих хитросплетіннях, перед тим як зайнятися оформленням, радимо звернутися до нотаріуса, щоб він пояснив, чи потрібна легалізація документів у вашому випадку, а також де і як її можна отримати.

Ірина Семенова
Стаття з журналу Робота & Зарплата