Золоті правила планування часу.

Ще Альберт Ейнштейн помітив, що людям подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слід результат. Саме через віддаленість результату в часі людям властиво зволікати з виконанням великих і непростих завдань.

Важливим пунктом у системі планування є контроль за раціональним використанням робочого часу. Це дає керівникові можливість виявляти резерви для подальшого вдосконалення своєї роботи та раціонального використання робочого часу.

У процесі індивідуального планування та управління своєю діяльністю керівник краще пізнає свою роботу, ресурси і можливості співробітництва; отримує обгрунтовані дані про свої права, обмеженнях і про використання робочого часу. У результаті керівник пізнає самого себе, що дозволяє не просто працювати, а досягти високих результатів.

Пропонуємо сформульовані нами десять "золотих" правил, виконання яких допоможе вам добитися кращої організації вашої роботи і успішного планування свого часу.

  1. Формуйте робочі блоки, у які ви будете включати виконання великих чи схожих по характеру завдань.

Тому, хто постійно перериває свою роботу або кому заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, чому зосередитися виключно на виконанні роботи такого ж об'єму. Перерви вимагають додаткових витрат часу і зусиль для чергового "розбігу" і "занурення" в роботу. Якщо об'єднати виконання декількох невеликих за обсягом, але схожих за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань з працівниками) в робочі блоки, то економія часу буде в наявності.

  1. Навмисно усамітнюйтеся і встановлюйте неприйомні години.

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно , без будь-яких перешкод ззовні. Неприпустимо, щоб двері вашого робочого кабінету були відкриті завжди і для всіх. Крім того, все одно неможливо влаштувати так, щоб вас завжди могли застати по телефону, адже час від часу доводиться виїжджати до клієнтів, на переговори і т.п. Значить, необхідно встановити особисті неприйомні години. Для цього слід переключити телефон на секретаря, колег або скористатися автовідповідачем. Тільки в цьому випадку у вашому робочому розкладі з'явиться проміжок часу, коли ви зможете, максимально зосередившись, домогтися найвищої продуктивності праці і результативності. На надійшли в цей період телефонні дзвінки можна буде відповісти пізніше.

  1. При проведенні переговорів установлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань.

Тривалість виконання тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від наявного в розпорядженні часу. Чи не кожна ділова людина скаржиться на занадто затяжні і малорезультативним переговори. Обговорювати треба все, що необхідно, але не більше години. Цього часу цілком повинно вистачити для того, щоб вислухати всі точки зору і прийняти основні рішення. Часом ділові зустрічі перетворюються на непотріб "говорильню". Найчастіше їх призначають на 10 годину ранку, і переговори тривають до обіду. Між тим, якщо зустріч призначати на 11 годину ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Отже, слід встановлювати жорсткі тимчасові рамки при проведенні переговорів, нарад і т.п. Час - гроші, і якщо останні постійно вважають, то витрати часу, в кінцевому підсумку теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.

  1. Дотримуйтеся принципу встановлення пріоритетів при виконанні всіх видів робіт.

Ніхто не в змозі впоратися з усіма справами, які необхідно або хотілося б зробити. Широко розповсюдженим явищем і проблемою є прагнення зробити відразу дуже багато справ. Однак у добі лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, деякі прихоплюють, в разі крайньої необхідності ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Нас пригнічує свідомість того, що ми не встигли закінчити роботу. Єдина можливість впоратися з потоком завдань, ділових зустрічей, домовленостей - це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей та виконання дійсно важливих справ. Завдяки цьому можна найкращим чином використовувати кожен день, годину і хвилину. В першу чергу доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет № 1.

  1. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (Принцип Парето).

Вільфредо Парето в XIX ст. виявив, що лише невелика частина результату якої-небудь діяльності представляє собою дійсну цінність. Так, наприклад, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті або циркулярного листа міститься 80% всієї інформації. Якщо ми при читанні, на нарадах, при занесенні даних у комп'ютер і т.п. обмежимося тим, що є дійсно важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна трудність полягає в тому, щоб виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. У даному випадку мале вирішальним чином визначає багато чого!

  1. Повною мірою використовуйте делегування як оплачувану послугу.

Жоден ділова людина, що дорожить своїм часом, не повинен робити все сам.


Ті завдання, виконання яких могли б взяти на себе інші, неодмінно повинні виконувати саме вони. Тому, у кого зовсім немає підлеглих або співробітники не володіють достатньою кваліфікацією, слід набрати підлеглих з відповідною підготовкою або подбати про навчання вже наявного персоналу. Оскільки делегування повноважень тягне за собою значну економію часу, вигідніше і дешевше всього тривалий час користуватися платними послугами поза своєї фірми, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм та організацій, які надають різні послуги. У сучасних умовах на ринку послуг пропонується будь-яка кваліфікована допомога. Витрати на використання платних послуг "на стороні" будуть у кожному випадку менше, ніж витрати роботодавця на утримання додаткового штатного співробітника.

  1. Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика "нарізування салямі ").

Ще Альберт Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слід результат. Саме через те, що результат віддалений за часом, людям властиво "ухилятися" від великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх "у довгий ящик". Навіть сильно зголодніли, людина не в змозі з'їсти відразу цілого бика, він може щодня з'їдати приблизно два біфштекси. Цілі і проекти також варто поділяти на невеликі порції і виконувати їх протягом досить тривалого часу, кожен день відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної цілі виявляться і визначені результати, які будуть стимулювати виконання залишається зробити.

  1. Встановлюйте для самого себе терміни виконання справ категорії "А" (ЦДФ).

У благих намірах, як правило, не бракує, не вистачає зазвичай часу, щоб виконати задумане. Причина проста: тільки зберешся взятися за намічене, як потрібно провести незаплановану ділову зустріч, затягуються переговори, виникають непередбачені обставини або просто відволікають дрібні, повсякденні справи, і тоді доводиться відмовлятися від задуманого. Якщо ж заздалегідь, наприклад на початку місяця, в робочому календарі зарезервувати певні тимчасові блоки для виконання своїх починань і сприймати їх як заздалегідь заплановані ділові зустрічі або наради, та до того ж позначити їх тим же кольоровим маркером, який ви використовуєте для позначення всіх своїх важливих справ, то це психологічно налаштує вас на обов'язковість їх виконання. Коли ви станете надалі заносити в календар терміни нових переговорів, нарад і т.п., то мимоволі "спіткнетеся" про свою колишню запис і будете змушені перенести намічені захід на інший термін. Цього не станеться, якщо в календарі буде відсутній запис про задуманий вами справі. Тільки так можна змусити себе неодмінно виділити у своєму розкладі час для виконання дійсно важливих для вас справ, які належать до так званої категорії "А", або А-справ. Записи про плановані власних А-справах точно так само, як і записи про ділові зустрічі, нарадах тощо, потрібно доповнити конкретними відомостями, тобто цифрами, датами і фактами (ЦДФ). Коли строки проведення різних заходів будуть узгоджуватися з іншими співробітниками, "домовленості з самим собою" слід неодмінно враховувати при плануванні всіх інших справ.

  1. Головні завдання виконуйте рано вранці (відчуття успіху).

"Ранковий час дарує золотом нас". Хто не переживав такого: уже на початку робочого дня всі плани порушуються через непередбачені обставини: нагромадження незапланованих розмов, телефонних дзвінків і т.п. перекреслює всі самі гарні задуми? Однак те, що виконано заздалегідь (наприклад, перед усіма повсякденними справами, такими, як розмови по телефону, відповіді на ділові листи, наради тощо), створює відчуття справжнього успіху; результат ранньої роботи ніхто вже не зможе у вас забрати або зіпсувати. Секрет успіху багатьох підприємців полягає в тому, що вони ще раннім ранком вдома чи на робочому місці безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати ту чи іншу важливу для них справу або, принаймні, почати його. Подібне вирішальне випередження в будь-якому випадку окупається.

  1. Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності.

Більшість з нас на собі відчуває, що продуктивність праці протягом робочого дня змінюється, вона то досягає піку, то різко знижується. Відбувається це незалежно від того, чи є людина "жайворонком" або "совою". У будь-якому випадку слід планувати виконання найбільш важливих робіт на періоди підвищення працездатності. У цей час людина почуває себе повним сил і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж у період спаду працездатності. Роботи рутинного характеру, які не мають великого значення, слід виконувати в пообідній час. При плануванні справ на день слід пам'ятати, що найважливіші справи виконуються на початку робочого дня. У період найвищої працездатності доцільно проводити співбесіди зі співробітниками, наради і ділові зустрічі з клієнтами. Період спаду працездатності присвятіть консультацій і телефонних дзвінків.

Матеріал публікується в скороченому перекладі з англійської.

Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert)
професор, керівник Інституту стратегії використання часу (м. Гейдельберг , Німеччина)
Стаття надана сайтом Elitarium.ru