Я до вас пишу.

У звичайному житті писати грамотно - значить писати без помилок. Але в діловому житті грамотної вважається тільки та кореспонденція, яка ще й складена з урахуванням всіх призначених бізнес-етикетом правил.

Знавці сучасної ділової переписки виділяють дев'ять основних типів послань: лист-прохання, лист-повідомлення, лист-претензія , лист-нагадування, лист-підтвердження, лист-вибачення, лист-відмова, гарантійний лист і, нарешті, циркулярний лист. У принципі, з назв зрозуміло, що є що, за винятком, мабуть, суто "етикетної" винаходи - листи-повідомлення: його наказано відправляти не стільки з інформаційними цілями, скільки з ввічливості, на знак подяки за надану допомогу або швидку відповідь на прохання .

При складанні листа того чи іншого типу треба враховувати деякі нюанси. Скажімо, в листі-проханні прийнятні короткі пояснення і посилання на історію питання, але абсолютно недопустимі великі пояснення, зайві подробиці й прохальні інтонації. У листі-нагадуванні можна тактовно вказати партнеру на необхідність виконати взяті зобов'язання, але категорично не можна опускатися до скарг, домовленостей або, ще гірше, погроз. Якщо у вас є причини для невдоволення - складіть лист-претензію, висловивши свої вимоги максимально сухо, але все одно чемно. У ще більш коректній формі доведеться скласти лист-відмову - щоб воно, не дай бог, не порушило нормальних відносин. І навіть у відмові треба спочатку перерахувати весь позитив, послатися на досвід вдалого співробітництва (якщо такий був), а вже тільки потім тактовно оголосити, що в даному випадку - "пардону просимо".

Коли людина стверджує "я не знаю, що писати ", це зазвичай означає" я не знаю, з чого почати ". Почніть з найпростішого - з "шапки", яка однакова для всіх листів ділового характеру. Насамперед у верхньому лівому куті вказують найменування та адресу організації-відправника (якщо послання не на фірмовому бланку, де всі реквізити і так є). Потім - дата, яку ставлять під адресою, причому від популярного в Росії скорочення "12.03.2005" доведеться відмовитися на користь прийнятого в усьому світі варіанти: "12 березня 2005 року". Пункт третій - адреса й ім'я-прізвище одержувача листа. Якщо точні координати невідомі і послання відправляється в організацію в розрахунку, що "там розберуться", необхідно зробити позначку С/О (Care of). А трохи нижче поставити традиційне "До уваги г-на/г-жі ...". На цьому - справа в капелюсі, тобто в "шапці".

Далі все теж нескладно: "Шановний/а г-н/г-жа" і прізвище (у разі звернення до давно знайомому людині - "Дорогий/а ..."). Але в будь-якому випадку - зліва, а не в центрі, як звикли багато. Після цієї фрази росіяни зазвичай ставлять знак оклику, але міжнародні правила радять обмежитися менш емоційною коми - і перейти до суті справи. А саме - позначити загальну тему листа: ненав'язливо, буквально однією фразою, основні слова в якій етикет дозволяє підкреслити і навіть всупереч правилам російської мови написати з великої літери.

Само "тіло" сучасного письма складається з кількох блоків, відокремлених один від одного інтервалами. З лівого краю сторінки повинні залишатися поля (близько 2 см), при цьому кожен абзац не повинен починатися з нового рядка. Переносів слів у ділових листах слід уникати - це вже моветон. І якщо лист виходить об'ємним, всі сторінки, крім першої, обов'язково слід пронумерувати арабськими цифрами.

Якщо ви слабко володієте мистецтвом ділового листування, не полінуйтеся скласти план-чернетку. Не бійтеся простого, сильного мови - зрештою, не "Ідіота" пишете. І взагалі, ясність і щирість листи вважаються вищим пілотажем. А ось мовна екстравагантність, велика кількість сленгових виразів і туманність висловлювань можуть призвести до плачевного результату - не всі актуальні і потенційні партнери захочуть розгадувати, що стоїть за вашим "вода падала стрімким домкратом".

Звичайна структура ділового листа увазі дві частини : у першій викладаються мотиви, що спонукали вас узятися за перо, у другій містяться конкретні пропозиції, рішення, розпорядження і т.д.


Якщо ви пишете партнерові або колезі не в перший раз, ввічливість вимагає зробити посилання на попередній лист або зустріч. І до речі, завжди краще почати текст зі слова "Ви", а не з "я". А займенник "ти" в офіційній переписці взагалі неприпустимо, навіть між дуже близькими друзями.

У фіналі - підпис. Заключна формула ввічливості повинна включати яку-небудь приємну фразу на зразок "Щиро Ваш", "З найкращими побажаннями", "З вдячністю та надією на подальшу співпрацю" і т.д. Формулювання "З любов'ю" і "З ніжністю" етикет відкидає - не треба плутати особисте з громадським.

Буває, що лист складено, припустимо, прес-секретарем за дорученням шефа, а начальницька підпис на листі відсутня, - тоді так і слід зазначити: "За дорученням такого-то ...". У самому ж кінці йдуть вказівки на додатки і розіслані іншим особам копії.

Як правило, для звичайної ділової переписки використовуються офіційні бланки компанії. Проте керівникам вищої ланки не соромно мати персональну папір, навіть з монограмою, яку слід розташовувати зверху, в центрі сторінки. Прагнуть до персоналізації бізнесменам варто обзавестися трьома видами особистої папери: офіційна писальний (для листів-співчуттів і відповідей на офіційні запрошення) - прості рівні білі або невибілені листи; персональна ділова (для офіційної кореспонденції та листів-претензій) - листи нейтрального кольору; поштова ( для вдячних листів, неофіційних запрошень) - більш "легковажні" листи, іноді кольорові, з полями і т.д.

Вибір паперу багато в чому характеризує саму компанію, відображаючи в той же час її ставлення до партнерів. Тому текстура і вага листів (і загальних, і тим більше персональних) дуже важливі. Гарна, дорогий папір повинна мати високий відсоток вмісту бавовняної тканини, дешевшу роблять з рослинних волокон, іноді містять деревну целюлозу. Коментарі зайві. А якщо хочете зробити просто карколомне враження, замовте папір з водяними знаками. Тільки пам'ятайте: справжні водяні знаки офіційних фірм-виготовлювачів завжди виглядають трохи стертими. Тому чим знак менш чіткий, тим краще.

Якщо ваше послання доставляє кур'єр, досить вкласти лист в звичайну прозору або фірмову папку компанії (але ні в якому разі не в "файл"). Однак куди частіше ділові листи відправляють поштою, тому неодмінна складова бізнес-етикету - правила оформлення конверта. У Росії прийнято спочатку писати куди, а вже потім - кому. У міжнародній практиці все з точністю до навпаки - спочатку пишуться ім'я і посада (якщо лист адресовано конкретній особі), потім - назва фірми і лише потім - адресу. А якщо необхідно, щоб людина особисто прочитав лист, після прізвища робиться позначка "Особисто" (Personal, Private, Confidential і т.д.).

Великі компанії вважають за доцільне замовляти конверти з фірмовими логотипами, і це їх право . Але найбільш ходовими в ділових колах є конверти з прозорими віконцями - адреса одержувача пишеться на самому листі. І в цьому випадку будьте особливо уважні, тому що й у відношенні складання ділової кореспонденції існують суворі правила (відчайдушно нагадують інструкцію з надягання колготок). Отже, загніть лист знизу приблизно на одну третину. Потім загніть її зверху - так, щоб краю стикнулися. Складене подібним чином лист покладіть в конверт не перевертаючи: коли його розкриють, без праці зможуть миттєво прочитати текст послання. І все завдяки вашим маніпуляціям!

Дотримуючись перераховані вище приписи, можна уславитися в бізнес-середовищі приємним і освіченим педантом, що вже важливо. Однак кар'єра ваша помчить вгору тим швидше, чим раніше ви усвідомлюєте: ручка в сучасному світі все ще потужніший комп'ютера.

Валерія Мозганова
Стаття з березневого номера журналу