Як встигнути все зробити і вчасно завершити свій робочий день.

Щоб не опинитися в полоні у власної недбайливості, доцільніше завершувати роботу в один і той же час і паралельно допрацювати свій робочий розпорядок таким чином, щоб підвищити результативність своєї діяльності. Пропонуємо сім простих змін.

Організованість працівника завжди проявляється в тому, як він закінчує робочий день. Просто вражає, як інколи люди бережуть свій час - вчасно приходять на роботу, встигають відмінно підготуватися до планерці о 10.15, знають, коли, де і з ким їм належить обідати, навіщо їм потрібно бути на конференції о 14.45, чого чекати від розмови з клієнтом о 16.30.

У таких працівників весь робочий день чітко ділиться на складові частини, щоправда, немає точної вказівки, коли залишати робоче місце. Якщо ви мені не вірите, то загляньте у свій щоденник і пошукайте там пункт "Додому !".

У мене завжди викликали здивування скарги на багатогодинну роботу і відсутність рівноваги між особистим життям та професійними обов'язками.

Без сумніву, для цієї проблеми є дуже просте рішення: визначити годину звільнення з роботи і суворо його дотримуватися. Втім, це скоріше створить нові проблеми, ніж вирішить стару, - особливо якщо ви будете йти з роботи, не довівши до кінця важливі справи. В кінці кінців ви опинитеся в полоні у власної недбальство.

Набагато доцільніше завершувати роботу в один і той же час, але паралельно вдосконалити свій робочий розпорядок, щоб підвищити результативність власної діяльності. Пропоную сім досить простих змін.

  1. Приходьте раніше

Все дуже просто. Раз ви бажаєте вчасно відправлятися додому, приходьте на роботу завчасно. Чому про це ніхто не думає? Адже до приходу інших можна так багато зробити. Обстановка для роботи ідеальна. Ніхто не відволікає вашу увагу - тиша, ніяких телефонних дзвінків, ніяких ранкових чаювань і розмов про вчорашній матч.

Якщо подібна гармидер починається близько 10 годин, то вам слід приходити о 8.30 - тоді ці півтори години будуть так само плідні, як три-чотири години в розпал робочого дня. Тільки уявіть, коли можна буде йти додому при такій результативності.

  1. Щільно закривайте двері

Закрита двері зовсім не ознака відлюдного або ворожості. Швидше, це якесь перешкода, яка змусить ваших колег двічі подумати, перш ніж порушити ваш спокій. Для товариських людей саме щільно прикрита двері відокремлює ефективну роботу від порожньої метушні.

  1. Уникайте зайвих переміщень

Деякі не можуть і десяти хвилин приділити колезі, але з готовністю полетять на півторагодинне нараду, що обіцяє вигідне замовлення чи клієнта. Гублюся в здогадах про причини такої поведінки. Ймовірно, таким людям просто хочеться змінити обстановку. Або ж їм здається, що щоденні перельоти туди-сюди підвищують важливість питань, що обговорюються при зустрічі.

Яка б не була справжня причина, насправді лише деякі ситуації вимагають термінового вильоту - як правило, питання завжди можна вирішити по телефону.

Я ні в якому разі не хочу принизити значення особистого спілкування. Тим не менш ситуації відчайдушною поспіху, коли строки жорсткі і діяти потрібно негайно, знайомі кожному. Але і в таких випадках слід все-таки добряче подумати, перш ніж купувати квиток на найближчий рейс. Напевно щось можна владнати, знаходячись на звичному робочому місці. Відмовившись від двох-трьох поїздок, ви з користю для справи виграєте двадцять п'ять-тридцять годин.

  1. Знайдіть собі заступника

Найчастіше люди витрачають невиправдано багато часу тільки тому, що у них немає надійного помічника, який би розділив з ними робоче навантаження і у випадку необхідності став біля керма. Багато хто вважає себе незамінними, все роблять особисто, не довіряючи нікому. Збираючись у двотижневу відпустку, працюють ледь не до опівночі і без вихідних, аби все закінчити до від'їзду. Вам це знайомо?

Такий підхід неефективний і викликає у мене тільки посмішку. Незамінних людей не буває, і завжди знайдеться людина, якій під силу виконати роботу за вас. Тим часом багато хто просто не усвідомлюють свою потребу в заступника або не намагаються такого знайти. Говорячи про заступника, я маю на увазі зовсім не особистого помічника чи підлеглого, на чиї плечі можна перекласти вантаж рутинних і обтяжливих обов'язків. Необхідний, швидше, товариш, здатний в найбільш напружені періоди роботи підставити плече або замінити вас під час відсутності (такому колезі ви й самі відплатили б тим же).

Підшукати відповідну кандидатуру набагато складніше, ніж просто передати частину своїх обов'язків іншому. Втім, і такий метод допомагає значно заощадити час. Багато в чому він нагадує створення партнерських відносин всередині колективу, вигода від яких обчислюється вільним часом.

  1. Враховуйте, що ви можете краще справлятися зі своїми обов'язками

Дуже часто люди не розуміють, що стали досвідченішими і роблять свою роботу набагато краще, ніж раніше. Тим не менш вони як і раніше витрачають багато часу на ті завдання, які тепер можна виконати значно швидше.

У порівнянні з недавнім минулим зараз я без особливих зусиль зв'язуюся з потрібними людьми, наради проводжу в два рази швидше, встигаю надиктувати більше листів і провести більше переговорів по телефону. А вже коли у мене під рукою всі сучасні засоби зв'язку, угоди укладаються буквально миттєво. Підвищення результативності є наслідок накопиченого досвіду.

Вражаюче, але багато хто не усвідомлює переваг, отриманих завдяки віком та досвіду. Темпи роботи таких співробітників залишаються на рівні п'яти-або десятирічної давності. Як ніби час зупинився і роки не принесли нічого нового.

Я такого просто не приймаю. Якщо ви раз від разу краще виконуєте роботу, слід робити її в більш стислі терміни. Дотримуватися цього принципу треба і при проведенні нарад та переговорів, і при написанні листів. Якщо ж ви як і раніше витрачаєте на це стільки ж часу, скільки кілька років тому, ви просто обманюєте себе, а подібне оману напевно продовжить ваш робочий день.

  1. На роботі треба працювати

Серед моїх знайомих є пишучий редактор одного нью-йоркського журналу. Він повинен вести певний розділ і раз на місяць писати статтю обсягом у тисячу слів. У якій би вихідний я йому ні подзвонив, він завжди сидить в офісі за цією самою статтею. За довгі роки не було жодного винятку. Я якось поцікавився, чи не шкода йому втрачати вихідні через якийсь статті.

- О, я все це ненавиджу! - Була відповідь.
- То чому ж не напишеш свій матеріал протягом робочого тижня? - Запитав я.
- У мене весь час йде на наради, ділові ленч, телефонні переговори і роботу з авторами.

За моїми спостереженнями, більшість офісних працівників відрізняються незібраністю. На робочому місці так багато відволікаючих чинників, що для реальних справ просто немає часу - від роботи залишається одна назва.

  1. не розмінюватися на дрібниці

Напевно бували випадки, коли ви виступали з діловими, на ваш погляд, пропозиціями, а керівництво змушувало вас перевіряти їх доцільність. Начальник хотів знати про терміни виконання проекту, про кількість залучених партнерів і, звичайно ж, про майбутню прибутку. Відповідаючи на поставлені питання, ви поступово приходили до думки про занадто великі витрати і незначною прибутку.

Керівники для того й існують, щоб вирішувати долю проектів. Разом з тим вони допомагають підлеглим зрозуміти, що витрачений час, зусилля і матеріальні ресурси повинні окупатися. Кожна ідея, що вимагає значних витрат, особливо тимчасових, повинна при реалізації приносити і відчутний прибуток.

Стосовно вашого особистого часу діє аналогічний закон.


Люди, які встигають робити все, в тому числі і йти вчасно з роботи, ніколи не хапаються за кожну нову ідею, контракт або клієнта. Вони дуже перебірливі і можуть відмовитися від "сприятливій нагоді" у разі, якщо овчинка вироблення не коштує. Боязнь труднощів тут ні при чому. Такі люди відступають, передбачаючи непродуктивну витрату сил.

У бізнесі необхідно розпізнавати тупикові проекти і вміти від них відмовлятися. Тільки придбавши цей навик, ви будете закінчувати свій робочий день вчасно.

Дрібниці теж потребують уваги

Отже, ми живемо в епоху величезних швидкостей. Все навколо змінюється неймовірно швидко. Ми, природно, повинні теж у прискореному темпі виконувати щоденні завдання. Нам необхідно йти в ногу з часом. Ось одинадцять порад, які допоможуть вам прискорити крок.

  1. Відразу ж відповідайте на запитання по телефону

Багато хто не поспішають із відповіддю , коли до них звертаються по телефону. У мене така манера завжди викликала здивування. У світі стрімких змін не можна допускати ніяких затримок. Не можна залишати додзвонився без відповіді, поки ви вирішуєте інші питання. Єдино правильна відповідь - це негайна відповідь. Ніхто, звичайно, не стоїть поруч з секундоміром, але ви повинні розуміти, що все змінюється блискавично. Поки ви зволите відповісти, ваша інформація вже може втратити значення. Тоді ви не тільки уславитеся безвідповідальним, але і самі втратите значення.

  1. Передзвоніть в той же день

У будь-якій справі, особливо в роботі з клієнтами, дуже важливо таку поведінку. Воно не тільки демонструє всім вашу оперативність, але й сигналізує іншій людині, що ви його цінуєте і проявляєте турботу про нього. Своєчасний відповідний дзвінок позбавить вас від необхідності постійно думати про одне й те саме і дозволить направити енергію на вирішення інших питань.

  1. Не кажіть по телефону довго

Даний рада пов'язаний з попереднім. Обмежуючи телефонну розмову п'ятьма (або менше) хвилинами, ви не тільки виграєте час для інших дзвінків. Прискорюється темп вашої роботи. Та й оточуючі починають діяти активніше, намагаючись не відстати від вас.

Деякі пишаються тим, що особисто відповідають за телефоном і завжди знаходяться на місці. Саме по собі це, звичайно, похвально. Однак раз ви готові відповідати на кожний дзвінок, ваш розпорядок буде залежати від будь-якого, у кого є ваш номер.

Давним-давно, коли я ще не так суворо стежив за своїм розкладом, я вирішив, що краще телефонувати самому, ніж відповідати на чужі дзвінки. Зрештою в тому й полягала моя обов'язок. Але доцільніше було випередити їх і зробити дзвінок самому. У результаті мій робочий день став більш впорядкованим.

  1. Навчіться відмовляти і не тривожтеся

Бувають люди, просто нездатні відповісти відмовою на будь-яку прохання. Вони завжди готові допомогти, без вагань надати послугу. Зрозуміло, в цьому немає нічого поганого. Будь-яка фірма має потребу в чуйних працівниках.

Проте така послужливість може й нашкодити. Як правило, безвідмовні працівники - самі незібрані. Вони просто не знають, наскільки далеко простягаються їх повноваження і в чому полягають їхні обов'язки. Неначе на спині у них приклеєна напис: "Можете ламати мій графік, скільки вам заманеться". І не дивно, що колеги з полюванням навантажують їх роботою. То кого ж ви виберете? Того, хто завжди погоджується, або того, хто здатний сказати "ні"?

  1. Не тягніть з вибаченнями

Часом людям потрібно занадто багато часу, щоб визнати власну помилку. Для новачків взагалі характерно не сумніватися у своїх діях. Коли ж вони раптом усвідомлюють, що винні, то й тоді не поспішають виправляти помилки. Тягнуть до останнього (думка попросити вибачення у багатьох викликає жах). Чекають відповідного моменту, щоб вся процедура пройшла для них якомога менш болісно. Адже весь цей час людина, яку вони образили, залишається один на один зі своїм ураженим самолюбством. І весь цей час справа стоїть на місці. Чим довше ви тягнете з вибаченнями, тим більше у інших образи і негативних емоцій.

Завжди визнавайте власну неправоту. Якщо ви когось образили, попросіть вибачення. Чим швидше ви це зробите, тим швидше можна буде рухатися далі.

  1. Обідайте швидше

Мені, як і всім, подобається спокійна, некваплива, розкішна тригодинна трапеза. Проте сьогодні більшість ділових людей цінують зовсім не гастрономічну, а соціальну сторону ленчу або обіду. Їм приємна тепла атмосфера гарного ресторану, дружній тон бесіди, а також можливість продовжити знайомство і розвивати ділові відносини. А ось сама їжа їх дратує. Вони замовляють салат або, щоб не відставати від голодних партнерів, дві порції якої-небудь закуски. Не обходять вони і десерт.

Моя вам порада: обідайте швидше. Навіщо витрачати дві години на справу, яку можна вирішити за годину з невеликим?

  1. Зробіть наради коротше

Нарада, як і будь-яке інше захід, вимагає часу. Якщо можна скоротити телефонну розмову або обід, то й нараду цілком реально провести швидше. І не забувайте: ніхто вас за це не буде засуджувати.

  1. Починайте працювати без зволікання

Між прийняттям рішення та його втіленням у життя існує розрив у часі. Я постійно бачу тому докази. Люди зустрічаються, щоб щось вирішити. Рішення прийнято, але проходить три або чотири тижні, перш ніж хтось візьметься за його реалізацію. Чому так відбувається, не знаю. Така ж затримка спостерігається при відповіді на запитання. Якщо ви хочете справити хороше враження на начальство, виконуйте його рішення без зволікання. Вважаю, керівників приємно здивує така старанність.

  1. Поспішайте з вдячністю

Просте правило: враження від вашої подяки обернено пропорційно часу, на який вираз подяки відкладалося. Чим довше ви відкладаєте виявлення вдячності, тим менше враження справлять ваші слова. У деяких випадках, коли минуло вже дуже багато часу, буває краще взагалі не посилати подяк. Отже, не тягніть. Подякуйте як можна швидше.

  1. Вважайте, що 90 відсотків - досить

Якщо на виконання завдання йде два дні замість одного, то напевно зайвий день потрібно на те, щоб довести результат до досконалості. Люди намагаються виконати завдання на всі 100 відсотків, тоді як насправді достатньо і 90 відсотків.

Якось знайомий меломан показав мені стереосистему вартістю 100 тисяч доларів. Звук, звичайно, приголомшливий, але чи було необхідно витрачати такі гроші? Невже якісна стереосистема за меншу суму сильно відрізняється?

- Все мені задають це питання, - відповів мій знайомий. - Десятитисячна техніка звучала б на десять відсотків гірше, але мало хто б вловили різницю. Прагнення до досконалості збільшує вартість. Кожен відсоток якості коштує близько 10 тисяч доларів.

У бізнесі діє аналогічне правило. Прагнення до ідеалу в роботі обертається тим, що ви витрачаєте дні, а то й тижні дорогоцінного часу. Я вже давно вирішив, що буду розбирати 100 листів і викладатися на 90 відсотків, ніж на 100 відсотків розбирати 90 листів. Краще відповісти сотні людей, ніж пропустити десять запитань. Відшліфовувати доповідну записку до блиску діаманта навряд чи має сенс.

  1. Звіти повинні бути короткими

Лаконічні звіти - благо для всіх. І той, хто їх пише, і той, хто читає, економлять час.

Матеріал публікується в скороченому перекладі з англійської. Марк МакКормак (Mark H. McCormack)
засновник і керівник International Management Group, найбільшого в світі маркетингового агентства в галузі спорту
Стаття надана сайтом Elitarium.ru