Гірка правда про облік часу.

Крім роботи над поставленими цілями, у кожного з нас є ще маса щоденних справ, не пов'язаних з цими певними орієнтирами, але, тим не менш, необхідних. Це і''текучка''на роботі, і на такі неминучі заняття як прийом їжі, домашні справи, походи по магазинах, сон, поїздки ... Список ви можете продовжити самі. Все це не є роботою в строгому сенсі цього слова. Тим не менш велика частина нашого часу, як правило, йде саме на ці справи і справи.

Проблема полягає в тому, що заняття, з необхідністю присутні в розпорядку кожного дня, протягом всього життя : такі, звичайно, сон та прийом їжі, спілкування з близькими і т. д. Додамо сюди і неминучі випадкові перешкоди, знову-таки виникають у житті будь-якої людини і не піддаються плануванню: від несподівано приїхала в гості тещі до раптово поламаної машини. Вплив інших людей теж далеко не завжди піддається нашому контролю: вас можуть попросити про щось (або, якщо мова йде про начальство, просто наказати вам), чого ви не вносили завідомо у ваш щоденник. Словом, кожен день і кожен час чреватий несподіванками, незапланованими витратами часу.

Намальована нами картина могла б охолодити запал будь-якої людини, що побажав навести порядок у власному житті, якби не одне''але''... Достовірно відомо, що існує на світі безліч людей, які навчилися-таки справлятися з подібними труднощами. Спробуйте згадати своїх знайомих, родичів, товаришів по службі. Напевно серед них знайдеться хоча б одна людина, очевидно відрізняється більшою організованістю і працездатністю, ніж ви. Напевно хоча б раз у житті вам доводилося в бесіді з ким-небудь вигукувати:''Не розумію, як ти встигаєш робити так багато !''

Не потрібно думати, що люди, успішних більше вашого, влаштовані як якось інакше. Звичайно, всі ми різні, відрізняємося один від одного і по вроджених властивостей темпераменту, і за особливостями характеру, і за якістю набутого життєвого досвіду. Але всі люди однакові, принаймні, в одному: кожному з нас є до чого прагнути, кожен володіє ще не використаними резервами, величезним потенціалом сил і здібностей! Це не красиві слова, але істина, яку знову і знову доводить кожна людина, що вирішила взяти власне життя у свої руки, поставив перед собою мету - добитися більшого.

Про гірку правду

Перш ніж приступити безпосередньо до планування і розподілу своїх справ, вам необхідно визначити, на що саме ви витрачаєте то дорогоцінний час, якого вам так не вистачає.

Багато людей помилково вважають, що тайм-менеджмент якраз до цього і зводиться: життя з постійною оглядкою на годинник, суворий похвилинний облік кожного кроку, кожного заняття. Це, звичайно, не так, але слід визнати: більш-менш точний хронометраж необхідний вам, принаймні, на перших порах. Спроби оцінити часові витрати''на око''не принесуть вам бажаного результату. Навіть якщо ви пишаєтеся своїм почуттям часу, факт залишається фактом: підсвідомість грає з нами в свої хитрі ігри, і ви в будь-якому випадку будете мимоволі спотворювати реальний стан справ.

У цьому переконують нас численні розповіді людей, що вже пізнали всі переваги грамотного тайм-менеджменту. Практично всі мемуари про осягнення мистецтва тайм-менеджменту починаються з одного й того ж:''Я почав записувати, на що саме і скільки часу я витрачаю кожен день - і прийшов в жах!''Подібна перевірка завжди виявляє, що під постійною завантаженістю і безперервної''корисної''діяльністю ховаються величезні''провали''часу. Якщо ви виявите, що дійсно корисний час, тобто те, що витрачено на протязі дня з толком, становить годин п'ять-шість, можете щиро пишатися собою! Далеко не всі люди можуть продемонструвати настільки''солідний''результат ...

Треба сказати, що ця процедура - підрахунок часу хоча б протягом декількох днів - звичайно служить найсильнішим стимулом до подальшої роботи по впорядкуванню свого розкладу . Результат хронометражу виявляється настільки вражаючим, що стає остаточно ясно - так жити не можна! Одна справа - просто страждатимуть від браку часу, інше - наочно переконатися в тому, що більша частина дорогоцінних хвилин і годин йде в нікуди, витрачається абсолютно неефективно.

Відразу ж хочеться попередити: хронометраж - не така проста справа, як може здатися. На жаль! Найчастіше люди, сповнені самих благих намірів і начебто щиро бажають навести нарешті порядок в хаосі своїх щоденних турбот, з якихось загадкових причин так і не просуваються далі заповітних рядків:''7.00 - прокинувся, 8.30 - виїхав на роботу ... ' 'А далі, звісно, ??ця сама робота підхопила, закрутила, і про похвальне вирішенні фіксувати всі справи протягом дня бідолахи згадують лише для того, щоб додати ще один рядок:''23.00 - ліг спати''.

Крім цієї небезпеки - просто забути про те, що ви збиралися вести облік часу! - Є й інша. Дуже часто люди починають ... обманювати самі себе. Здавалося б - навіщо? Адже хронометраж - справа суто особиста, і ви займаєтеся їм не для того, щоб пред'явити результати начальнику, який в залежності від побаченого випише вам премію чи підпише наказ про ваше звільнення!

Але, повторимо ще раз, чесний облік часу зазвичай''видає''картину настільки безсторонню, що нам до крайності не хочеться дивитися такий правді в очі. І ми починаємо майже автоматично, не віддаючи собі в цьому звіту, коригувати реальність: округляємо години та хвилини в втішну для нас сторону.

Особливо велика ймовірність такого спотворення, якщо ви не ведете записів протягом усього дня, а намагаєтеся відтворити картину ввечері, по пам'яті. Часто доводиться чути заперечення на кшталт:''У розпал робочого дня на всі ці чирканья в блокноті немає часу! А на пам'ять я поки не скаржуся - ввечері відмінно пам'ятаю, чим займався, скільки це тривало ... Так набагато зручніше!''На перший погляд, заперечення цілком розумне. Але весь фокус полягає в тому, що неможливо шляхом такої уявної реконструкції відтворити реальну картину прожитого дня. І справа тут не в забудькуватості - пам'ять-то й справді можна мати надійну, але от згадані вище несвідомі спотворення, приховане прагнення хоч трохи прикрасити картину власного тимчасового тринькання все одно виявлять себе.

І в результаті вийде ось що : у своїх спробах заощадити час (тобто не витрачати його на те, щоб вести записи в протягом робочого дня) ви лише витратите його ще одним абсолютно марним способом. Бо''вечори спогадів''нічого вам не дадуть - результати, записані в блокнотик post factum, не можуть вважатися надійними і достовірними. Спроби такого приблизного тайм-менеджменту лише створять ще одну''чорну діру''в тканини часу, і туди будуть витікати дорогоцінні хвилини і години ...

У результаті такої початкової процедури, як хронометраж, ви станете власником найціннішої інформації:

  1. На що ви витрачаєте час кожен день; скільки часу займає корисна діяльність, а скільки - витрачається неефективно.
  2. Скільки часу займає виконання того чи іншого виду роботи (інформація, абсолютно необхідна для успішного планування !).
  3. З якими справами ви справляєтеся найкраще, а які даються вам з працею.
  4. Хто , що і яким чином заважає вам витрачати свій час оптимальним чином (адже зрозуміло: для того щоб вилікувати хворобу, треба спочатку правильно поставити діагноз !).

Як і що вимірювати?

культовою фігурою для вітчизняних прихильників тайм-менеджменту, безсумнівно, є Олександр Любіщев - головний герой повісті Данила Граніна''Це дивне життя''.


Наведемо кілька цитат з повісті про Олександра Любищеву, щоб дати вам загальне уявлення про те, що ж це таке -''система Любищева'', на яку посилаються багато фахівців з тайм-менеджменту. Отже:

''Життя Любищева можна було відтворити у всіх її звивинах, рік за роком, більше того - день за днем, буквально по годинах. Не перериваючи, наскільки мені відомо, жодного разу, Любіщев вів свій щоденник з 1916 року - і в дні революції, і в роки війни, він вів його лежачи в лікарні, вів в експедиціях, у поїздах: виявляється, не існувало причини, події, обставини, при яких не можна було занести в щоденник кілька рядків''.

''Я гортав їх - то за шістдесятий рік, то за семидесятих; заглянув в сороковий, в сорок першому - скрізь було одне й те саме. На жаль, то були ніякі не щоденники. Всюди я натикався на короткий перелік зробленого за день, розцінений в годинах і хвилинах і ще в якихось незрозумілих цифрах. Я подивився довоєнні щоденники - і там записи того ж типу. Нічого з того, що зазвичай становить плоть щоденників, - ні описів, ні подробиць, ні роздумів''.

Записи в''щоденниках''Любищева мали ось такий, наприклад, вигляд:

''Ульяновськ. 8.4.1964. Систематична ентомологія: визначення Псілліолес, кінець - 2 ч. 20 м. Початок зведення про Псілліолес - 1 ч. 05 м. (1,0). Додаткові роботи: лист Давидової та Бляхер, шість стор - 3 ч. 20 м. (0,5). Пересування - 0,5. Відпочинок: голився. Ульяновська правда - 15 м. Известия - 10 м. Літгазета - 20 м.; А. Толстой''Упир''- 66 стор - 1ч. 30м. Слухав''Царську наречену''. Римський-Корсаков. Всього основної роботи - 6 ч. 45 м.''.

Як бачите, ніякої''романтики''- сухий і дуже короткий звіт про зроблене.

На перший погляд, в цьому скрупульозному увазі до годинах і хвилинах немає особливого сенсу: ну ходить людина з блокнотом напоготові, день за днем ??відзначаючи в ньому, скільки хвилин витратив на читання газет (та й не''газет взагалі'', а скільки пішло на читання кожної газети!). Чи це не марна трата часу?

Після першого здивування до такого ж висновку приходить і автор повісті про Любищеву:

''Я звернув увагу, що в кінці кожного місяця підбивалися підсумки, будувалися якісь діаграми, складалися таблиці. В кінці року знову, вже на підставі місячних звітів, складався річний звіт, зведені таблиці''.

Дійсно, сам по собі хронометраж ще аж ніяк не є''системою обліку часу''. Людина, вивчив таблицю множення, не може з повним правом сказати про себе, що знає математику. Так само, людей, які щодня фіксує всі свої тимчасові''витрати'', не може стверджувати, що він таким чином навів повний порядок у справах і встановив суворий контроль за витрачанням свого часу.

Простежити, на що саме і скільки часу ви витрачаєте кожен день, - значить, отримати матеріал для роздумів, дані для вдумливого аналізу. А ось вже на основі цього аналізу можна буде виробити певний план дій, продумати необхідні і можливі удосконалення в тому способі життя, який поки що є для вас звичним.

Після того як ви отримаєте не приблизне, а цілком виразне уявлення про те, куди йде ваш час, визначивши всілякі''чорні діри'', що затягують в себе хвилини, години, а то й цілі дні, ви зможете виявити нові можливості для здійснення своїх планів.

Про технічну бік справи можна, в принципі, говорити до безкінечності. Все той же Любіщев вів свої щоденники безперервно протягом п'ятдесяти шести років. І кожен день, незважаючи на обставини, фіксував у цих записах час, витрачений на різні справи, з точністю до хвилини. Потім, як ми бачили, становив зведені таблиці, графіки, аналізував всі''витрати''часу, на підставі чого удосконалював свій розклад.

Сам принцип контролю залишається більш-менш незмінним у всіх системах. Для початку ви можете скласти просту таблицю:

Початок Закінчення ЗанятіеПродолжітельность

Заповнюйте її протягом двох-трьох днів. Після цього виділіть декілька категорій справ, наприклад:''переговори'',''робота в Інтернеті'',''читання'',''поїздки''і т. п.

Відразу можуть виникнути два питання: з якою точністю враховувати час і скільки категорій виділяти? Що стосується точності, робіть так, як вам буде зручно, але все-таки враховуйте хоча б годинник. Строго кажучи, для досягнення дійсно значущого результату бажано все-таки враховувати свої''витрати''більш ретельно. Мало хто здатний контролювати свою діяльність з точністю до хвилини, але 15 хвилин - досить реальний показник. Зазвичай люди, що займаються хронометражем, вводять свої особисті одиниці виміру: скажімо, 15 хв = 1 у. е. часу. Отримувані в ході хронометражу показники можна округляти до цих''у. е.'', і всі подальші підрахунки і розрахунки ведуться вже в цих нових одиницях - зручніше, ніж скрупульозно підраховувати кожну хвилину. Узагальнювати та аналізувати дані теж зручніше, маючи справу з якимись цілими числами.

З приводу кількості категорій, на які ви будете розділяти всі свої справи, приводити якісь однозначні і суворі рекомендації важко. Все залежить від ваших особливостей і переваг, від того, наскільки ретельно ви прагнете підрахувати свої тимчасові витрати. Багато що визначається і тим, який саме діяльністю ви займаєтеся.

Що це може означати на практиці? Наприклад, якщо вам щодня доводиться досить багато читати,''читання''може здатися занадто загальною категорією, і доцільно виділити такі більш точні поняття як''читання спеціальної літератури''(і ця категорія буде ставитися до''роботі''), ''читання художньої літератури''(що є''відпочинком''),''читання преси''(а це, в залежності від вашої конкретної ситуації, може бути і''відпочинком'', і''роботою'') . Але ось поділяти''художню літературу''на''детективи'',''фантастику'',''класику''і т. д. було б надмірністю, бо такі подробиці не мають принципового значення в процесі обліку часу, лише змушуючи вас виробляти додаткові підрахунки витраченого часу.

Інша справа, якщо ваша робота якимось чином пов'язана саме з літературою - ви є критиком, редактором, займаєтеся дослідженням книжкового ринку. Тоді жанр прочитаного може мати для вас серйозне значення ...

Поділ всіх справ на категорії - справа не завжди просте, але досить важливе. Від того, як саме ви це зробите, багато в чому залежить, наскільки зручною буде ваша система обліку і планування часу. І, до речі, саме тому ми не беремося рекомендувати вам якусь конкретну систему, одну-єдину з вже існуючого безлічі: як правило, їх розробляють''під себе'', і запропоновані категорії (так само, як і умовні позначення) можуть виявитися для вас неприйнятними.

Через кілька днів ведення обліку своїх справ і записи в таблицю, як саме ви проводите час, ви зможете проаналізувавши отриманий список справ, рознісши їх по декількох категоріях. Тепер ви зможете підвести деякі підсумки: підрахувати, скільки годин на день ви проводите з реальною користю, а скільки витрачаєте даремно. Як ми вже говорили, в більшості випадків перші результати такого підрахунку, м'яко кажучи, бентежать.

Тетяна Михайлівна Марютіна,
доктор психологічних наук,
лауреат премії уряду РФ в області освіти.
Стаття надана сайтом Elitarium.ru