Як боротися з повільністю.

Повільність при вирішенні завдань, що постають перед керівниками виробництва, сьогодні з особистого нестачі того чи іншої людини переростає в універсальну проблему. Дослідження показують, що на совісті цієї "маленької слабкості" більше нереалізованих планів, більше нездійснених надій, більше даремно зниклого часу, ніж на рахунку будь-якого іншого чинника, що знижує ефективність управлінської праці. Переростаючи у звичний стиль роботи, вона здатна погубити кар'єру самого здатного фахівця. Саме тому боротьба з власною повільністю - одне з головних завдань, які потрібно вирішити керівнику.

Важко знайти людину, впевненого, що він завжди може встояти перед спокусою трохи зачекати. Дуже часто в першу чергу вирішуються другорядні питання, а головні відкладаються в бік. Саме схильність до повільності змушує часом терміново братися за наведення порядку на своєму робочому столі, замість того щоб готувати доповідну записку по складному справі: вона спрямовує нашу руку, що включає телевізор, замість того щоб відкрити портфель з принесеною додому строкової кореспонденцією.

Повільність - один з головних ворогів успіху. Адже успіх приходить до тих, хто своєчасно робить вирішальні кроки до досягнення поставлених цілей.

Одна з причин шкідливої ??звички відкладати справи "на потім" - схильність плутати справи важливі з терміновими. Важливі справи рідко бувають строковими і стають ними лише тому, що ми зволікаємо з їх вирішенням. Іншими словами, якщо ми візьмемо собі за правило займатися тільки терміновими справами, відкладаючи "просто" важливі, то наше життя перетвориться в безперервний ланцюг криз.

Три головні причини повільності

Зазвичай повільність в роботі керівника з'являється, коли він стикається зі справою, яку для нього неприємно чи складно, або, нарешті, породжує невизначеність або нерішучість. Але успішне вирішення саме такого роду проблем - головна запорука підвищення ефективності роботи. Тому варто окремо розглянути, як зазвичай він себе веде, стикаючись з одним із завдань названих трьох різновидів, і що можна порадити, щоб уникнути спокуси не поспішати.

Неприємно ... Саме це відчуття найчастіше змушує нас відкладати яку-небудь папір в самий нижній ящик столу в надії, що все "обійдеться" і реагувати на неї врешті-решт буде не потрібно. На жаль, як правило, нічого "не обходиться", і пізніше ми хапаємося за голову, вважаючи, що якщо б могли заздалегідь передбачити всі негативні наслідки відстрочки, то ні за що б її не допустили. Але чи справді не можна передбачити, у що обійдеться зволікання? Часом досить серйозно задуматися над тим, чого вам буде коштувати відстрочка, як відразу расхочется вдаватися до неї.

Дуже корисно аналізувати суть неприємних справ, намагаючись чітко сформулювати, чим вони, власне, так вже нехороші, а потім йти в лобову атаку саме на цій ділянці. Варто також розбити неприємну завдання на ряд більш дрібних і укласти з собою "договір", в якому одна із сторін зобов'язується щодня не менше п'яти-десяти хвилин займатися вирішенням однієї з приватних завдань неприємної справи, а інша - не мучити першого докорами совісті в інше час. Наприклад, вам потрібно підготувати доповідь для важливого наради з конфліктної проблеми. Якщо ви захочете написати його відразу, то швидше за все змусите себе зробити це не раніше, ніж в ніч перед нарадою. Куди легше взятися за роботу, наприклад, на довгому нараді, почавши накидати у блокнот попередні зауваження щодо основних пунктів майбутньої доповіді. За цим записам, зробленим "між справою", ви потім без особливих зусиль надіктуете вся доповідь.

Взагалі, стикаючись з неприємною роботою, завжди тримаєте в пам'яті "принцип 80:20". Як свідчить практика, він виправдовується в більшості випадків. Цей принцип свідчить: зазвичай 20% виробів приносять 80% прибутку, а решта 80% дають лише 20% прибутку, 80% конфліктів відбувається з 20% підлеглих, 80% рекламацій приходить від 20% споживачів, і взагалі 80% свого часу ви витрачаєте на 20% справ.

Проаналізуйте свою роботу з цієї точки зору, і побачите, що найбільше клопоту доставляє обмежене число видів діяльності. Взявши собі за правило займатися цими справами в першу чергу, ви різко скоротите звичайну "службову заборгованість". Краще всього братися за такі справи з самого ранку. Коли закінчиться "годину мучеництва", ви на весь день збережіть почуття виконаного обов'язку і свідомість того, наскільки сильна ваша воля.

При вирішенні неприємних справ корисно встановити для себе граничний термін: своєю конкретністю він змусить вас подолати повільність і взятися за роботу. Спробуйте, можливо, це допоможе і вам. Не забудьте лише про двох умов: по-перше, граничний термін повинен бути реальним, щоб вистачило часу впоратися з неприємним справою без нервують поспіху, по-друге, дата повинна весь час перебувати перед очима - під склом робочого столу, на спеціальній картці в затискачі для паперів або, наприклад, на спеціальному аркуші, приколеної на стіні навпроти вашого крісла. Дуже корисно буває і "проговорився" про це граничний термін оточуючим: підлеглим, секретарю, родичам чи друзям. Свідомість того, що можна опинитися в їх очах базікою, часом дисциплінує куди більше, ніж зобов'язання тільки перед собою.

Нарешті, якщо справа вам дуже неприємно, пообіцяйте собі "морквину". Іншими словами, призначте собі премію за своєчасне і успішне виконання. Такий премією може стати улюблене заняття, на яке у вас зазвичай не вистачає часу: просидіти весь вечір над книгою, подивитися цікавий фільм, виїхати на весь вихідний день за місто. Знову-таки і тут потрібно дотримувати два правила: по-перше, не видавати премію, якщо умови її отримання виконані не повністю, по-друге, не дозволяти зовнішніх причин позбавити вас цієї премії, якщо ви її чесно заробили. Подібні "морквини" роблять життя керівника ледве приємніше і дуже допомагають йому в боротьбі з власним повільністю.

Складно ... Частіше за все ми зволікаємо братися за складні завдання просто тому, що не знаємо, з якого кінця до них краще підійти. Єдиний вихід - спробувати розбити задачу на підзадачі, причому чим дрібніше, тим краще. Аналіз підзадач зазвичай помітно допомагає в пошуках першого кроку, що має, вирішальне значення для кінцевої перемоги. Як розбити складне завдання на підзадачі? Найкраще - почавши з кінця. Ще одна зручність дроблення полягає в тому, що можна заздалегідь запланувати свою діяльність і щодня викроювати трохи часу на вирішення тієї чи іншої елементарної задачі, не завдаючи шкоди іншим справам.

У методу є дуже корисна різновид: назвемо її " способом десятихвилинок ". Складне завдання розбивається на дрібні операції, виконання яких вимагає не більше 10 хвилин. Припустимо, вам доручено підготувати план по реалізації на майбутній рік.


Ваш досвід підказує, що на його підготовку потрібно близько 30 годин. Але як з повсякденного текучки викроїти стільки часу? Тут вас і виручать "десятихвилинки", протягом яких можна зробити досить серйозні справи. Додаткова вигода "десятихвилинок" полягає в тому, що, маючи перед очима список мінідел, можна ефективно використовувати несподівані паузи протягом дня. Досвід показує, що як би дрібно не виглядали справи, які ви встигаєте зробити за 10 хвилин, у підсумку вони різко прискорюють виконання всієї роботи.

Якщо метод "десятихвилинок" прийнято на озброєння, то варто запам'ятати ще два важливих ради: 1) завжди ранжируйте навіть "дріб'язкову" за ступенем значущості роботу, щоб робити в першу чергу найважливіше, 2) по мірі виконання ряду десятихвилинних справ піддавайте весь комплекс робіт повторного аналізу - це дозволяє знайти більш швидкі шляху до кінцевої мети.

Іноді ми виправдовуємо свою повільність при виконанні важких завдань тим, що нібито чекаємо натхнення. Але вже давно сказано: натхнення - на 90% потіння. До тих, хто чекає його склавши руки, воно приходить рідко. Вскочити в проносяться повз поїзд натхнення і успіхів легше тим, хто вже біжить по перону свого полустанку, а не стоїть розслаблено в надії, що експрес зробить заради нього спеціальну зупинку.

Я в розгубленості ... Саме таке відчуття, яка позбавляє керівника необхідної для нього рішучості, являє собою мабуть, саму труднопреодолімим причину повільності. Нерішучість породжує ряд неприємних моментів, зокрема прагнення багатьох керівних працівників завжди бути правими. Це позбавляє їх права на помилку.

Прагнення застрахувати себе від помилок на 100% штовхає до нескінченного збору інформації, консультацій, нарад, відстрочень і знову відстрочкам. Але не можна забувати: є час обговорювати і є час діяти. Час діяти настає, коли будь-яка нова інформація вже не може істотно поліпшити якість майбутнього рішення. Іншими словами, постарайтеся одержати кращу інформацію в наявне у вас час, а потім - вперед. Краще вносити потрібні корективи оперативно, по ходу справи, що без кінця обговорювати проблему і метушитися даремно.

Прагнення до досконалості - ще один чинник, який сприяє появі у керівника нерішучості. Здобувачі, нескінченно шліфуючі перший розділ дисертації, рідко доходять до захисту. Керівники, що вимагають від себе і своїх підлеглих досконалості, рідко досягають його. Куди частіше таке прагнення породжує лише атмосферу неспокою і напруженості, псує відносини між людьми і змушує керівника зайво зволікати. Виробляйте у себе звичку приймати тільки краще рішення, на яке ви зараз здатні, і вважати його задовільним.

Нерідко нерішучість породжує у керівника побоювання, що щось може вийти не так, як він намітив. Звичайно, все може трапитися, але якщо ви взагалі не почнете діяти, результат буде ще гірше. Куди краще тверезо сформулювати всі можливі проблеми або труднощі і обдумати шляхи їх усунення. Запишіть ці шляхи, і якщо якась із проблем дійсно виникне, ви будете у всеозброєнні і зможете зреагувати негайно.

Але цілком можливо, що більшість ваших побоювань марні і потенційні труднощі - лише плід вашої помисливості, з якою потрібно боротися. Дуже дієвим ліками може виявитися "список тривог", куди ви завчасно заносите всі перепони, ймовірно очікують вас на шляху до наміченої мети. Час від часу діставайте цей список і відзначайте, що справді відбулося в тому чи іншому випадку. Швидше за все виявиться, що більшість перешкод існувало лише у вашій уяві і спогад про це досить допоможе вам у майбутньому братися за нову і ризикована справа.

Але цілком можливо, що більшість ваших побоювань марні і потенційні труднощі - лише плід вашої помисливості, з якою потрібно боротися. Дуже дієвим ліками може виявитися "список тривог", куди ви завчасно заносите всі перепони, ймовірно очікують вас на шляху до наміченої мети. Час від часу діставайте цей список і відзначайте, що справді відбулося в тому чи іншому випадку. Швидше за все виявиться, що більшість перешкод існувало лише у вашій уяві і спогад про це досить допоможе вам у майбутньому братися за нову і ризикована справа.

Звичка і інерція - головні союзники повільності

Звичка керує нами точно так само, як програма комп'ютером. Особливо це справедливо відносно повільності, а тому перемога над нею можлива лише при зміні наших улюблених звичок. Але яких саме? Щоб зрозуміти це, корисно скласти список справ і обов'язків, які ми звикли робити не відразу, - як у службовій діяльності, так і в особистому житті. Зазвичай вивчення такого переліку допомагає знайти у вашій поведінці закономірності.

Вашим союзником у боротьбі зі звичкою зволікати здатна стати ... гра. Наприклад, ви можете почати таке змагання із самим собою: скільки різноманітних завдань з тих, що ви схильні відкладати, вдасться вирішити протягом одного дня, і які резерви часу для їх вирішення вдасться знайти. Поступово така гра може увійти в корисну звичку, ваші особисті рекорди почнуть рости, і ви виявите одного разу, що працювати стало набагато легше, спокійніше й цікавіше, і хоча час ви своє тепер використовуєте куди інтенсивніше, ваша напруженість не зросла, а знизилася.

Другий союзник повільності - інерція. Коли ми беремося за нову справу, нам доводиться долати велику або меншу інерцію спокою. Правило це універсально, а тому пам'ятайте, що продовжувати вже початий рух легше, ніж зрушити з місця. Звідси практична порада: беручись за велику і не дуже приємна справа, почніть його з самого легкого кроку, що вимагає мінімуму зусиль, і вже потім поступово добирайтеся до вирішальних акцій.

Кращий спосіб боротьби з повільністю - не дати їй оволодіти вами. Дуже дієвим засобом профілактики служить планування особистої роботи керівника на кожен день.

Нарешті, як бути, якщо зі своєю повільністю ви впоралися, але тепер вам потрібно перемогти цю шкідливу звичку у своїх підлеглих? Перш за все порекомендуйте їм перераховані і вже випробувані методи. Допоможуть також залучення підлеглих до управління і делегування їм прав та обов'язків; постійний аналіз клімату в організації; введення систем оцінки професійної діяльності; посилення стимулюючого впливу заробітної плати і премій, і т.д.

Головне - пам'ятайте, що боротьба з повільністю - не чергова вигадка фахівців з управління, а нагальна необхідність для кожного працівника управлінського апарату, прагне до підвищення ефективності своєї роботи і зміцненню ділового авторитету.

Ліпсіц Ігор Володимирович, доктор економічних наук, ординарний професор і завідувач
кафедрою маркетингу Державного університету - Вища школа економіки.
Стаття надана сайтом "Елітаріум: Центр дистанційної освіти"