Куди подіти стос паперів на столі? Оптимізація роботи для успішної леді.

Вже на підступах до кабінету ви чуєте надривається телефонний дзвінок. Зібравши залишки сил для вирішального кидка, ви в поспіху роняєте портфель на стіл і хапається за слухавку. На дроті важливий клієнт. Ви довго його «обробляли», і ось він, нарешті, дозрів. Мета дзвінка - уточнити деякі деталі в документі, який ви йому нещодавно переслали. Судорожно перебираючи купу паперів, ви як завжди зустрічаєте всі документи, крім необхідного. Через кілька напружених хвилин, коли ваш співрозмовник вже почав втрачати терпіння, ви, нарешті, знаходите необхідний папір. Але розмова вже безнадійно зім'ятий ...

Чи не правда, знайома ситуація? Скільки разів, коли вам терміново необхідно знайти потрібний документ, ви проклинали свою неорганізованість і зарікатися викинути гори непотрібних паперів, які захаращують ваш стіл? Однак ці періодичні «чистки» призводять лише до тимчасового результату. Вже через тиждень ви вкотре переконуєтеся, що засилля паперового непотребу незнищенна.

За статистикою паперова робота займає в управлінців не менше 50% робочого часу. Фактично, якщо зуміти більш раціонально організувати роботу з паперами, можна реально підвищити продуктивність праці без необхідності затримуватися після роботи або брати роботу додому.

Починати оптимізацію паперової роботи варто з правильної організації робочого простору.

У більшості кабінетів стелажі з документами знаходяться в протилежних кутках кімнати. У цьому випадку невідомо, що більш раціонально: зберігати робочі документи на спеціальних стелажах, і постійно до них бігати або залишити все необхідне під рукою на столі і плутатися у стосах паперів. Звідси висновок: якщо ваша діяльність пов'язана з необхідністю постійного звернення до різних документів, просто поставте шафа для документів поруч із вашим кріслом. Повірте, продуктивність зросте в десятки разів!

Для зручності зберігання документів можна завести глибокі ящики (аналог банківським), в яких документи розміщені вертикально, і пошук здійснюється за підписаними корінцях файлів. Така система зберігання документів найбільш широко розповсюджена на заході.

Дуже зручні для роботи з терміновими документами настінні кишені для документів. У секретаря вони можуть використовуватися, наприклад, для сортування вхідної та вихідної кореспонденції. Для зберігання довідкової літератури або нормативних актів, до яких часто доводиться звертатися, можна прибити над столом навісну полицю. Для зберігання особистих речей використовуйте підлогові ящики. Якщо ви відстежуєте спеціалізовані видання, придбайте тримач для журналів - він не тільки заощадить місце, але і дозволить систематизувати періодику.

Отже, робочий простір організовано оптимально - пора переходити до систематизації документів.

Почнемо з непотрібного. Без жалю позбудьтеся від рекламних буклетів, старих газет і журналів, копій документів (якщо у вас є оригінали), старих звітів і чернеток листів і пропозицій.

Для решти документів заведіть спеціальні папки. Привласнюючи папок та чи інша назва, подумайте, в якому контексті вам може знадобитися цей документ. Якби вам треба було його знайти, в якому розділі ви стали б його шукати? Давайте папок досить конкретні, але при цьому ємні назви. Так звіт про продажі керамічної плитки за жовтень, наприклад, варто помістити в папку «звіти про продажі (жовтень)» або в папку «продажу керамічної плитки 2003 р.», але ніяк не в спеціальну папку «звіт про продаж керамічної плитки за жовтень» .

Консультант з питань організації часу Джулія Моргенстерн рекомендує розсортувати ще й папки за категоріями. Для простоти пошуку папки з документами, які стосуються фінансів, наприклад, можуть бути зелені, з документами з реклами та маркетингу - червоні, персоналу - сині, розвитку компанії - помаранчеві і т.п. У цьому випадку колір папки буде певним індикатором її змісту, що також значно спростить процес пошуку необхідної інформації.

Швидше за все у вас залишиться ряд документів, які вам в принципі не потрібні, але можливо коли-небудь знадобляться. У цьому випадку складіть перелік цих документів, а самі папки знесіть в архів.

Отже, всі документи переглянуті і розкладені по відповідних папок. Перш ніж розмістити їх на стелажах, складіть повний перелік назв папок з урахуванням відповідної категорії (кольору).

На цьому роботу з систематизації ділових паперів можна вважати завершеною.

Однак, щоб існуючий порядок зберігся, необхідно виробити єдину методику роботи з документами і в майбутньому її неухильно дотримуватися.

Зручною, на наш погляд, представляється методика роботи з документами Маршалла Кука «принцип одного торкання ».

Керуючись цим принципом, ви повинні, отримавши документи, відразу вирішити, що з ними робити: прочитати, відповісти, делегувати, викинути. Якщо входить лист або запит вимагає короткої відповіді - відразу ж відповідайте на нього.

Фахівці рекомендують завести правило тримати під рукою три папки: ЗРОБИТИ, ПРОЧИТАТИ, ЗБЕРЕГТИ. Це дозволить проводити первинний фільтр документів. При цьому до кожного документа з папки зробити рекомендується прикріпити кольоровий листок з позначкою, що саме і до якого терміну потрібно виконати (або надписати олівцем на полях).


Таким простим способом вже на початковій стадії знайомства з документами ви зможете визначити пріоритетність справ.

Якщо ж вам складно відразу вирішити, варто викинути цей документ чи його залишити, відкладіть його в окрему папку. У кінці тижня всі зібрані в цій папці документи переглянете - швидше за все, ви вже зможете визначитися, що з ними робити.

І перед тим як перейти до проблеми сортування документації на комп'ютері остання рекомендація: раз на півроку або рік необхідно проводити генеральну ревізію документів. Від усіх непотрібних і застарілих документів варто позбуватися без жалю. Гарною підмогою в цьому випадком є ??«тест олівцевих точок», запропонований все тієї ж Джулією Моргенстерн. Суть його в наступному: заведіть за правило, кожного разу, коли берете в руки будь-яку папку з документами, ставте вгорі на обкладинці олівцем крапку. Через рік, переглядаючи папки, автоматично викидайте ті, не яких не виявиться ні однієї точки.

Отже, з паперами ми розібралися, саме час дістатися до комп'ютерних файлів .

Оскільки, на відміну від паперових носіїв, інформація на комп'ютері не займає цінні квадратні метри робочого простору і при цьому має властивість накопичуватися до нескінченності (ну або майже до нескінченності), то руки до її систематизації доходять тільки тоді, коли її обсяг перевищив критичну масу і легше «грохнути» весь диск, ніж розібратися в кілометрах що зберігаються в пам'яті комп'ютера файлів.

І все ж давайте вдихнемо глибше і спробуємо зробити неможливе. Для початку скористаємося чудовим властивістю комп'ютерного сортувальника і відберемо всі документи, яким більше року. В ідеалі їх варто переписати на окремий CD-диск і видалити з пам'яті. З ними ви розберетеся пізніше. Якщо у вас не встановлено пишучий cd-ром, то винесіть всі старі файли в одну директорію і забудьте про них на час.

Тепер переглянемо документи, що залишилися. Розсортуйте їх за датами «від справжнього до минулого» і починайте переглядати, починаючи з файлів, збережених останніми, а отже, найбільш актуальних.

Головне питання, на яке ви повинні собі відповідати, переглядаючи кожен документ, чи дійсно мені він необхідний. Без роздумів видаляйте чернетки документів, порожні теки і файли, однакові документи з різними іменами і просто файли із застарілою інформацією. Якщо сумніваєтеся, чи стане в нагоді вам документ, - відправте його в спеціально створену папку. Пізніше ви приймете остаточне рішення щодо них, а зараз головне не зупинятися і продовжувати сортування документів.

Також рекомендується видаляти документи, оригінали яких зберігаються у вас у роздрукованому вигляді. Навіщо перевантажувати комп'ютер копіями, якщо вам коли-небудь знадобиться цей документ, завжди є сканер.

Як і у випадку з систематизацією паперів, головне - правильно озаглавити папки, в які ви будете складати файли. Назви папок повинні максимально чітко і однозначно відображати суть зібраної інформації. До речі, назви файлів в ідеалі також повинні зрозуміло відображати їх зміст. Та ви, напевно, і самі про це вже здогадалися, нервово відкриваючи черговий файл під таємничою назвою «документ5». Принаймні, тепер ви знаєте про важливість зрозумілого назви для кожного файлу.

Отже, повернемося до систематизації по папках . Важливе зауваження: для зручності роботи з документами настійно рекомендуємо групувати файли однієї тематики, а не способу або джерела отримання. Іншими словами, поява папок «факси», «електронна пошта» та «службові записки Іван Івановича» особливої ??систематизації у ваші документи не внесуть і пошук потрібної інформації не полегшать.

І ще одне зауваження. На відміну від підходу до сортування паперів, де особлива деталізація тим і поява великої кількості папок з декількома документами не заохочувалася, при систематизації комп'ютерних файлів рекомендується створення такої кількості папок, яке дозволить розкласти зібрані документи не тільки по загальних тем, а й по розділам та підрозділами .

І, до речі, якщо під час сортування паперів ми рекомендували завжди враховувати дату створення документа, щоб не перебирати стос застарілих паперів, то у випадку комп'ютерної систематизації час створення документа перестає мати критичне значення (ще раз спасибі сортувальник!) для створення окремої папки.

Отже, всі документи, нарешті, розібрані. Тепер залишилося об'єднати отримані папки між собою в залежності від напрямку діяльності (фінанси, маркетинг, персонал тощо).

Якщо всі основні папки з документами ви вирішите тримати на робочому столі, то варто підібрати їм відповідні і (головне!) яскраві іконки. Це не тільки заощадить вам кілька секунд на пошук потрібної папки, але й підніме настрій.

І останнє, для того, щоб подібні «чистки» вам в майбутньому доводилося робити все рідше, візьміть за правило відразу сортувати всі вхідні і новостворені документи. Особливо це стосується електронної пошти, яка є одним з основних джерел «сміття», захаращують комп'ютер. Обов'язково установіть фільтри на вхідну пошту, щоб виключити СПАМ. А з отриманими листами чиніть так само, як і з будь-яким входять документом: дайте відповідь, збережіть, роздрукуйте або видаліть.