Як я шукала комп'ютерну програму для салону краси - програма, салон.

Останнім часом дуже багато говорять і пишуть про те, що для відкриття салону краси треба найновіше обладнання, досвідчені фахівці і т.п., але недостатньо уваги приділяють питанню про необхідність його автоматизувати, а саме - обладнати сучасними комп'ютерами, і, звичайно, знайти відповідну комп'ютерну програму для управління салоном краси. Як це зробити, я хочу розповісти на власному прикладі.
Почнемо з того, що свій салон краси я відкрила в 2001 році. Звичайно, з початку не все було гладко, але за кілька років роботи мій салон придбав гарну репутацію, став окупатися, з'явилися постійні клієнти. Справи йшли добре, але, я вирішила, що не можна зупинятися на досягнутому, потрібно постійно йти вперед, бути на крок попереду конкурентів. А як цього досягти? Безумовно - підвищувати якість обслуговування клієнтів, вводити нові послуги, надавати додатковий сервіс. Але для цього необхідно знати своїх постійних клієнтів, мати про них інформацію, враховувати їх переваги. Так і виникла думка про автоматизацію салону краси.
Від пасьянсу до Ексел, прото-програма для салону краси
До 2004 року, персональні комп'ютери були вже в широкому продажі. Розуміючи, що комп'ютерна революція вже відбулася, і, найближчим часом без сучасних технологій буде складно вижити на цьому ринку, я поїхала в найближчий магазин і придбала мій перший комп'ютер. Після встановлення нової іграшки в салоні, у всього персоналу виникла паніка, особливо у моїх дівчаток адміністраторів. Що це таке? Нам доведеться на ньому працювати? Навіщо? Адже ми і так всіх знаємо в обличчя і все враховуємо! На той момент я і сама смутно уявляла, як це все має працювати і з чого треба починати. Однак, через кілька місяців, я освоїла не тільки Пасьянс, але і такі програми як Word і Excel. Виявилося зовсім не складно скласти в таблицю Excel, в якій містилася вся інформація про клієнтів: Прізвище Ім'я По батькові, дата народження, телефон, адреса, знижка. І це був уже справжній прогрес! З'явилися реальні дані, сформувалася база постійних клієнтів.
Потім я створила окремі файли по наданим послугам, по проданих товарах. Наступним моїм досягненням було використання формул для нарахування заробітної плати співробітникам. Повірте - для мене це було дійсно проривом! Але, незважаючи на всі успіхи, я розуміла, що виникала проблема незахищеності даних. Адже будь-який, хто мав доступ до комп'ютера, міг видалити всю наявну інформацію (що, до речі, сталося одного разу після звільнення одного із співробітників), міг її змінити, але, що найстрашніше, міг скопіювати ці дані. Зволікати було не можна, потрібно було щось робити. Так почався новий етап автоматизації мого салону краси.
Коли Ексел стало мало, з'явилася перша саморобна програма для салону краси
Поспілкувавшись зі знайомими, я вийшла на одного молодого студента 5-го курсу якогось інституту пов'язаного з програмуванням. Виклала йому суть проблеми - потрібна комп'ютерна програма для обліку в салоні краси. Студент не відразу погодився, сказавши, що завдання складне, розробка займе кілька місяців, і буде коштувати 500 у.о. «Не так вже і дешево» - подумала я, але погодилася. Протягом двох наступних місяців найнятий мною програміст майже цілими днями знаходився у мене в салоні. Йшла жвава дискусія щодо реалізації майбутньої системи управління. У цей час я вже точно представляла, які функції повинна виконувати комп'ютерна програма з управління салоном краси, які області салону краси повинні бути автоматизовані і які звіти повинні формуватися. У моєму уявленні програма повинна включати в себе наступні модулі:
картотека клієнтів,
журнал запису клієнтів,
облік виконаних послуг,
облік продажу товарів,
нарахування заробітної плати,
облік товару на складі,
облік касових операцій,
підсумкові звіти по роботі салону краси.
І ось, через 5 місяців, була встановлена ??нова комп'ютерна програма, розроблена для мого салону краси. Моїй радості не було меж - нарешті заробимо по-новому! Щоправда, трохи затьмарювало те, що програма не дозволяла вирішувати всіх задач, спочатку поставленої перед нею. Була потрібна подальша доробка, яка потребувала б додаткових матеріальних витрат і кількох місяців роботи. Відступати було нікуди - довелося погодитися.
Поки йшов процес доопрацювання нашої комп'ютерної програми для управління салоном краси, ми поступово переносили інформацію з наших старих файлів Excel у програму. Не зрозуміло чому, але адміністратори довго не могли з нею розібратися, незважаючи на те, що мали досвід роботи на комп'ютері, та й функціонально програма була проста. При цьому постійно були якісь збої, правда, з часом, ми їх частково усунули.
Тепер, в цілому, новий варіант програми повторював мої таблиці даних в Excel, але при цьому з'явилися нові можливості: для входу в програму потрібно було ввести пароль, з'явилися окремі вікна для занесення і оформлення клієнтів, список співробітників і декілька звітів по роботі салону.
Незабаром ми почали повноцінно працювати з комп'ютерною програмою: обдзвонювати і запрошувати постійних клієнтів на нові послуги, автоматично розраховувати заробітну плату, правда, по одному варіанту "відсоток від послуги", враховувати виконані послуги і продані товари, отримувати фінансові звіти.



У процесі роботи на програмі, спливли деякі недоробки, які не були враховані заздалегідь, наприклад:
не було автоматичного пошуку клієнтів у програмі (доводилося очима пробігати весь список клієнтів, що забирало багато часу),
знижку клієнтові потрібно було проставляти кожен раз вручну при реєстрації візиту,
послуги та товари йшли одним списком , відсортованих за алфавітом,
товар автоматично зі складу не списувався.
Все б добре, але через деякий час програма почала працювати все повільніше і повільніше, стали виникати помилки, через які потрібно було перезавантажувати комп'ютер, і, врешті-решт, програма зависла назавжди і ніяка перезавантаження не допомагала. Добре, що я хоч встигла зберегти копію даних!
Довелося розшукувати свого молодого розробника, але, виявилося, що він переїхав жити в інше місто. Що ж робити? Я звернулася до фахівців, але мені пояснили, що дешевше буде купити спеціалізоване програмне забезпечення для салону краси, ніж переробляти мою програму.
«І в третій раз закинув старий у море невід ...», або покупка професійної програми для салону краси
І я почала пошук нової комп'ютерної програми. Просидівши цілий день в Інтернеті, знайшла кілька комп'ютерних програм для управління салонів краси. Майже у кожної компанії були демо-версії або демо-ролики програм на сайті. Я їх усі переглянула, прочитала опису до програм. Оскільки на той час досвід у мене вже був багатий, і я точно знала, на які нюанси потрібно звертати увагу в першу чергу. Я дуже ретельно вивчила компанії, представлені на ринку. Мені потрібна була компанія, яка:
існує на ринку як мінімум кілька років,
має хорошу репутацію у клієнтів,
допомагає в установці та освоєнні програми,
вирішує будь-які проблеми, пов'язані з роботою програми,
може реалізувати мої особисті побажання по роботі програми.
До самій програмі у мене також був ряд своїх вимог:
максимально просте і зручне робоче меню,
розмежування прав доступу для співробітників,
автоматичне копіювання даних,
робота одночасно на декількох комп'ютерах в салоні,
висока надійність програми,
можливість зберігання даних не тільки на комп'ютері, але, наприклад на флеш карті (для швидкого отримання даних з комп'ютера) .
Я об'їздила кілька компаній, які займаються розробкою програмного забезпечення для салонів краси, переглянула пропоновані програми, і зупинила свій вибір на програмі "Universe-Краса" компанії "Юніверс-софт".
Менеджери показали мені комп'ютерну програму "Universe-Краса", яка призначена для управління салоном краси і включає в себе наступні можливості:
ведення клієнтської бази,
зберігання інформації по клієнту (П.І.Б., тел. , адреса, карта, знижка, депозит),
нагадування про дні народження клієнтів,
попередній запис клієнтів,
облік накопичувальних знижок і депозитів,
автоматичний розрахунок заробітної плати співробітникам,
графік роботи співробітників ,
облік виконаних послуг,
облік проданих товарів,
ведення складу,
розрахунок з постачальниками,
облік валютних операцій з клієнтами,
облік грошових витрат салону,
вести повний контроль роботи салону краси (більше 50 звітів).
Ця програма повністю задовольняла моїм вимогам, плюс до цього я відкрила для себе багато нових речей з автоматизації салону краси, а саме:
Дізналася, що існують пристрої, звані сканерами, якими можна автоматично шукати товари в програмі, за рахунок чого, збільшується швидкість обслуговування клієнта в кілька разів і виключає помилку при продажу товарів;
Є спеціальні принтери для друку квитанції клієнтам, для строго контролю реєстрації клієнтів в програмі;
Що можна виготовити для клієнтів спеціальні пластикові картки, які найкращим чином відображають рівень салону краси і потенційних клієнтів роблять постійними.
Проконсультувавшись з менеджером, який мав великий досвід з автоматизації салонів краси, я придбала програму на три комп'ютери до себе в салон. Навіщо так багато запитаєте ви? Подивіться самі:
один комп'ютер потрібен особисто мені для аналізу звітів та видачу заробітної плати,
другий - на склад для обліку приходу і списання товарів,
третій - адміністратору для занесення нових клієнтів в базу, оформлення клієнтів і ведення попереднього запису клієнтів.
Але найбільше мене приємно здивувало те, що менеджер приїхав до мене в салон, встановив програму, провів навчання персонально для мене, розповідаючи про всі нюанси роботи програми, і окремо навчив моїх адміністраторів . Згодом, я дізналася, що до програми безкоштовно додається супровід та технічна підтримка в протягом року.
В даний час, з цією програмою працюю вже більше року, жодних нарікань не маю, невеликі проблеми, які неминуче були на початку, моментально усунули. І дуже задоволена!
Сподіваюся, моя історія допоможе тим власникам салонів краси, які, як і я, зацікавлені у розвитку і процвітання свого бізнесу.