У пошуках втраченого часу.

"Я нічого не встигаю". "Мені ні на що не вистачає часу". "Вже годину дня, а я ще нічого не зробила". Кожен день ми вимовляємо десятки подібних фраз. Нервуємо, метушимося, затримуємося на годинку-другу вечорами, беремо роботу на будинок, і навіть у вихідні дні нас не покидають думки про те, що ми не всі встигли зробити за тиждень. "Господи, ну чому час летить так швидко?" - Зітхаємо ми ... Дійсно, більшість з нас працює в досить напруженому ритмі, вирішуючи безліч самих різних завдань, і часто робочого дня для цього просто не вистачає. Як ми поступаємо в такому випадку? Збільшуємо його тривалість, затримуючись на службі або доробляючи щось вдома вечорами. Втім, є й інший варіант: "повисли" справи можна залишити за порогом офісу, потай сподіваючись, що вони "розсмокчуться" самі собою. У першому випадку ми ризикуємо заробити стрес або нажити синдром хронічної втоми з неминучою апатією і байдужістю до всього навколишнього. У другому - просто втратити роботу. До того ж у будь-якому випадку нами будуть незадоволені оточуючі: у першому - родичі, друзі і знайомі, яким колись приділити увагу, у другому - начальство і колеги. Навряд чи ми, влаштовуючись на роботу, маємо намір нажити купу психологічних проблем і зіпсувати відносини з усім світом. Навпаки, ми хочемо стати класними фахівцями, зробити блискучу кар'єру, отримувати хорошу зарплату і повертатися додому вчасно, з гарним настроєм і відчуттям власної значущості. При цьому ми рідко замислюємося про те, який перепоною на шляху до цих цілей може стати невміння грамотно розпоряджатися своїм часом. Що ж робити, щоб робочі години витрачалися раціонально? Плануйте свою роботу. Чітке уявлення про те, що ви повинні зробити за той чи інший період (день, тиждень, місяць), - перший крок до грамотного розподілу робочого часу. Як це зробити? Регулярно аналізуйте стан ваших робочих справ: що вже зроблено, що знаходиться "у процесі", що ще належить і укладаєтеся ви в терміни. Має сенс скласти два списки справ - за важливістю і по терміновості - і діяти відповідно до них. Це допоможе вчасно виконувати важливі справи і не упускати з уваги менш значні, але термінові. Заведіть щоденник і виробіть звичку розписувати кожен робочий день по годинах. Чіткий графік допоможе вам стати більш зібраної і організованою. Встановлюйте для себе реальні терміни. Якщо ми не вкладаємося у відведений термін, то починаємо нервувати, поспішати, допускати помилки, щось переробляти - у результаті часу йде набагато більше, ніж очікувалося. Як це зробити? Перш ніж приступати до роботи, оцініть свої можливості, визначте ступінь завантаженості іншими справами, згадайте, скільки часу ви зазвичай витрачаєте на виконання подібних завдань , врахуйте можливість переробок, "накладок" і непередбачених обставин. Це дозволить вам встановити більш-менш реальний термін. Якщо умови диктуються вам ззовні, виконайте ті ж кроки і поділіться своїми міркуваннями з начальством або партнерами. Краще відразу попередити про неможливість укластися в поставлений термін, ніж потім червоніти за невиконану роботу. Не намагайтеся робити кілька справ одночасно. Психологи вважають, що жінки більшою мірою, ніж чоловіки, мають цим "даром Юлія Цезаря" і прагнуть активно користуватися своєю перевагою. Іноді нам навіть вдається "вбити всіх зайців" і ефективно вирішити поставлені завдання. Але частіше буває навпаки. Як це зробити? Не беріться за нову справу перш, ніж закінчите попереднє. Якщо ви вирішили, що робити кілька справ одночасно вам під силу, розподіліть їх за ступенем важливості, а потім прикиньте, виконання яких завдань можна об'єднати. Виходячи з цього і приступайте до роботи. Визначте, над якими задачами треба зосередитися повністю, а які можна робити попутно з іншими (наприклад, переглянути ділову кореспонденцію чи газети можна під час перерви на чай). Навчіться відмовлятися від зайвих справ. Часто ми беремося за додаткову роботу лише тому, що не можемо відмовити запропонував її людині або боїмося втратити шанси, які нам, можливо, будуть надані нові після її виконання. Це відбувається тому, що нам не завжди вдається чітко визначити свої пріоритети і перспективи. Крім того, ми нерідко боїмося робити відповідальний вибір, віддаючи перевагу навантажувати себе додаткової і часто непотрібною роботою.


Як це зробити? Задумайтеся, що принесе вам виконання зайвої роботи і що станеться, якщо ви від неї відмовитеся. Якщо "за" говорять лише ваше небажання образити колегу або якась невизначена вигода в майбутньому, то, швидше за все, від такої роботи краще відмовитися. Навчіться доброзичливо і разом з тим рішуче говорити "ні" колегам і партнерам. Це дозволить вам зберегти з ними добрі стосунки і в той же час відучить їх "скидати" на вас зайву роботу. Якщо у вас все ж таки виникає легке сумнів у правильності такої відмови, постарайтеся залишити людині можливість звернутися до вас повторно. Не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні. Зволікання аж ніяк не вирішують проблему браку часу. Навпаки, вони ведуть до накопичення купи справ, яку вам так чи інакше доведеться "розгрібати" у майбутньому. Частіше за все ми відкладаємо виконання неприємних чи достатньо складних справ - за них просто не хочеться братися. Але затримка в даній ситуації йде тільки на шкоду. Як це зробити? Починайте кожен робочий день саме з тих справ, які вам найбільше хочеться відкласти: після того, як ви покінчите з важкою проблемою, вирішення повсякденних питань здасться вам більш легким і простим, ніж зазвичай. Придумайте собі маленькі заохочення за кожен такий "подвиг": наприклад, тістечко або десятихвилинну розмову з подружкою. Якщо боротися з відстрочками все ж таки важко, проявіть творчий підхід. Наприклад, розділіть роботу на кілька етапів і змусьте себе щодня виконувати хоча б один з них. Це допоможе вам розвинути в собі обов'язковість і послідовність. Забезпечте порядок на робочому місці. Кожній з нас траплялося витратити енну кількість часу на розшуки казна-куди подінеться документа або книги, а вже постійні пошуки олівця або ручки - для багатьох справа звична. Як це зробити? Виробіть прийнятну для себе систему. Візьміть за основу два принципи. Перший: у кожного предмета має бути своє місце. Навіть якщо якісь папери не затримуються на вашому столі довше, ніж на добу, для них має бути заведена окрема папка. Другий: визначте, наскільки часто вам бувають потрібні ті чи інші речі. Наприклад, папери, які необхідні вам регулярно, повинні лежати "під рукою"; ті, до яких ви звертаєтеся від випадку до випадку, можна покласти в ящик стола, а для документів і книг, з якими працюєте рідко, знайдіть особливе місце - в шафі , на поличці. Виділіть у своєму графіку час, який ви присвятіть наведенню порядку на робочому місці. Якщо проводити "чистку" регулярно, більше півгодини вона не займе, а часу в процесі роботи заощадить набагато більше. Обмежте розмови по телефону. Телефон - підступне винахід. Іноді в одному дзвінку укладений зміст усього робочого дня. Однак порожні переговори з партнерами та бесіди з друзями, родичами та знайомими віднімають багато часу. Рідкісна жінка, звертаючись, нехай і у справі, до давніх знайомих, обмежиться викладом однієї лише суті свого дзвінка. Як правило, розмова починається з розпитувань про здоров'я, особистого життя, спільних знайомих, а до справи співрозмовники переходять лише через кілька хвилин. Як це зробити? Проаналізуйте свої телефонні розмови протягом робочого дня. Як часто ви розмовляєте? Найчастіше ви дзвоните самі або ж дзвонять вам? Як довго в середньому триває одна бесіда і скільки хвилин із загального числа витрачається на обговорення несуттєвих деталей? Відзначте також, хто зазвичай першим завершує розмову: ви чи ваш співрозмовник. Це допоможе вам зрозуміти, забирає у вас телефон більше часу, ніж потрібно, і якщо так, то чому це відбувається. Намагайтеся зводити до мінімуму вступну частину розмови. Одного загального питання: "Як ваші справи?" або "Як здоров'я?" цілком достатньо. Якщо ви давно не спілкувалися з людиною, домовтеся здзвонитися після роботи. Навчіться вчасно припиняти розмову. "У мене термінова робота", "Мене чекають відвідувачі", "Я не можу довго займати телефон" - ці прості та дієві фрази дозволять вам не образити співрозмовника. Бажаючи закінчити розмову з родичами або друзями, можна послатися на те, що вас викликає начальство або прийшов важливий клієнт. І останнє. Право розпоряджатися своїм часом належить тільки вам, і у ваших силах змусити час працювати на вас - а не проти, як це часто буває!